Einführung eines professionellen Compliance Management Systems (CMS)

Das Projekt in Stichworten:

• Compliance Risk Assessment schafft Grundlage für Compliance-Konzept
• Compliance-Richtlinien erstellt und Führungskräfte sowie Beschäftigte geschult
• Einsetzung eines internen Compliance Officers und eines Ombudsmanns
• Compliance-Officer und Compliance-Hotline installiert
• Durchführung von Compliance-Schulungen
• Kontinuierliche Begleitung und Optimierung der Compliance-Prozesse
• Mitglied des Compliance Boards
• Vorbereitung und Begleitung einer erfolgreichen Compliance-Zertifizierung

Ein mittelständischer Weltmarktführer im Spezialfahrzeugbau verfügte lediglich über einzelne Maßnahmen zur Sicherstellung der Regeltreue (Compliance). Ein integriertes ganzheitliches Compliance Management System, das neben inhaltlichen Vorgaben und der Compliance-Organisation auch eine gelebte „Compliance-Kultur“ im Unternehmen umfasst, war nicht vorhanden. Einerseits übten die Banken Druck aus, schnell ein ganzheitliches Compliance Management System aufzubauen. Auch eine der Gesellschafter drängte, da es in einem seiner Unternehmen Compliance-Vorfälle gegeben hatte. Der Interim Manager wurde daher beauftragt, ein Konzept für ein zeitgemäßes, umfassendes Compliance Management System im Unternehmen zu entwickeln.

Compliance Risk Assessment schafft Grundlage für Compliance-Konzept

Nach der Bestandsaufnahme über vorhandene Maßnahmen führte der Interim Manager ein Compliance Risk Assessment durch. Aus der Gap-Analyse von Soll- und Istzustand leitete er einen Zeit- und Maßnahmenplan ab. Diesen Fahrplan für das Compliance Management stimmte er mit der Geschäftsführung und den Gesellschaftern ab. Anschließend entwickelte der Interim Manager die einzelnen Umsetzungsmaßnahmen. Dazu zählten unter anderem:

• Erstellung der Compliance-Richtlinien
• Schulungen von Führungskräften und Beschäftigten
• Einsetzung eines internen Compliance Officers und eines Ombudsmanns
• Einrichtung einer Compliance-Hotline

Ferner schuf der Interim Manager die Voraussetzungen dafür, dass externe Geschäftspartner einer standardmäßigen Compliance-Überprüfung unterworfen werden.

Compliance-Trainings und enge Abstimmung mit den Bereichen

Compliance kann nur sichergestellt werden, wenn die Notwendigkeit der Maßnahmen im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert ist. Daher legte der Interim Manager viel Wert darauf, die Mitarbeiter für das Thema Compliance zu gewinnen. Dazu initiierte er Frage- und Antwort-Runden, entwarf Compliance-Trainings und stimmte sich immer wieder eng mit den Bereichen ab.

Compliance Management System extern zertifiziert

Dank der umfassenden, aber zugleich pragmatischen Unterstützung des Interim Managers verfügt das Unternehmen über ein professionelles Compliance Management System, dessen Angemessenheit und Wirksamkeit von einem externen Zertifizierer bescheinigt wurde. Die Fremdfinanzierungskosten konnten aufgrund dieser Maßnahmen nachweislich gesenkt werden. Das Compliance Management System kann mit Blick auf die Tätigkeit und Größe des Unternehmens als vorbildlich in seiner Branche angesehen werden.

Kontinuierliche Begleitung und Optimierung des Compliance Management Systems

Der Interim Manager begleitet das Unternehmen weiterhin als Mitglied des Compliance Boards, das in der Regel zweimal pro Jahr zusammentritt und die Wirksamkeit der Compliance-Maßnahmen sowie den Schulungs- und Weiterentwicklungsbedarf analysiert und entsprechende Beschlüsse fasst. Er steht dem Unternehmen als Ansprechpartner bei einzelnen Vorgängen zur Verfügung und erteilt Rat, wie das Unternehmen sich in der jeweiligen Situation positionieren sollte. Der Interim Manager begleitete das Unternehmen über einen längeren Zeitraum auch bei der kontinuierlichen Optimierung des Compliance Management Systems und der Anpassung an neue rechtliche Anforderungen. Wegen des vorübergehenden Ausfalls des internen Compliance Officers stand er zwischenzeitlich auch als (externer) Interim Compliance Officer zur Verfügung.