Aufbau der Internen Revision nach internationalen Standards

Das Projekt in Stichworten:

• Aufbau der Internen Revision nach internationalen Standards
• Internal Audit Charter und Mission abgestimmt - Revisionsprozesse definiert
• Risikoorientierte Ableitung eines Revisionsprogramms erarbeitet
• Auswahlprozess für dauerhafte Revisionsleitung begleitet
• Revisionsprüfungen geleitet – Risiken adressiert und Maßnahmen vereinbart

Der Interim Manager wurde von einem Engineering-Dienstleister kurzfristig beauftragt, eine Interne Revision nach internationalen Standards aufzubauen und im Unternehmen zu etablieren. Das Unternehmen war innerhalb von 30 Jahren auf 8.000 Mitarbeiter und 1 Mrd. € Umsatz gewachsen. Die Strukturen für Governance, Risk Management und Compliance (GRC) waren dieses Wachstum nicht ausreichend gefolgt. Die aufzubauende Interne Revision sollte dem Unternehmen im Zusammenspiel mit dem Ausbau weiterer GRC-Funktionen helfen, die Steuerung und Integrität der gewachsenen Strukturen besser sicher zu stellen und gezielt zu hinterfragen. Die Geschäftsführung - und insbesondere der Vorsitzende als Projektsponsor - hatten ein großes Interesse am Aufbau und Etablierung der Internen Revision in ihrem Unternehmen.

Nach einem Monat intensiver Gesprächen mit Geschäftsführung, Führungskräften und verwandten Bereichen, entwickelte der Interim Manager ein Zielbild. Der Projektplan sah vor, die Interne Revision innerhalb von 4 Monaten aufzubauen.  

Internal Audit Charter und Mission abgestimmt - Revisionsprozesse definiert

Als Grundlage erstellte der Interim Manager zunächst eine Internal Audit Charter mit Mission, Aufstellung, Verantwortung, Rechten und Pflichten der Revision. Dabei orientierte er sich eng an den Anforderungen internationaler Standards, der speziellen Unternehmens-Governance und dem individuellen Charakter der Organisation. In Absprache mit der Geschäftsführung und dem Aufsichtsratsvorsitzenden wurde die Interne Revision als vertrauensvoller Partner und third line of defense im Unternehmen platziert.

Im nächsten Schritt definierte der Interim Manager die Revisionsprozesse für Planung, Prüfung und Maßnahmenverfolgung. Er stimmte die Prozesse ab und integrierte sie in die entsprechenden Tools. Außerdem entstand unter Anleitung des Interim Manager ein Handbuch für die Revisionsarbeit, in dem die Kernfunktionen der Revisionsarbeit von Informationssammlung bis Mitarbeiterentwicklung als Regelkreis beschrieben wurden.

Risikoorientierte Ableitung eines Revisionsprogramms erarbeitet

Nächster großer Block war die risikoorientierte Ableitung eines Revisionsprogramms für die nächsten 18 Monate. Diese Arbeit begann mit einer intensiven Analyse der Geschäftsprozesse. Aus gezielten Interviews und Auswertungen von Unterlagen zu Unternehmensstrategie bis IT Architektur leitete der Interim Manager ein Revisionsprogramm ab, das einstimmig von der Geschäftsführung beschlossen wurde.

Begleitet wurde der Aufbau der Internen Revision durch eine gezielte Positionierung und eine umfangreiche Kommunikation. Einzelgespräche, Präsentationen in Führungskreisen, Betriebsratssitzungen und Management Meetings sowie Intranet-Artikel und der Aufbau eines eigenen Intranet-Bereichs trugen erheblich dazu bei, die Interne Revison als neuen Bestandteil der Unternehmensstruktur bei allen Beteiligten zu verankern.

Auswahlprozess für dauerhafte Revisionsleitung begleitet

Zeitgleich mit der Aufbauarbeit begleitete der Interim Manager den Auswahlprozess für die dauerhafte Revisionsleitung. Nach 4 Monaten konnte die Vakanz besetzt werden. Der Interim Manager arbeitete die neue Leitung ein und übergab die Verantwortung für eine vollständig etablierte Revision nach 5 Monaten wie geplant an die Linienfunktion. Dieser Übergang konnte auch aufgrund der systematischen Vorbereitung und guten Positionierung der Revision sehr erfolgreich gestaltet werden.

Revisionsprüfungen geleitet – Risiken adressiert und Maßnahmen geplant

Im Folgenden begleitete der Interim Manager 2 Revisionsprüfungen als Prüfungsleiter. Dabei konnte er dazu beitragen, weitere Risiken zu adressieren und Maßnahmen dazu mit den Verantwortlichen zu vereinbaren. In dem noch laufenden Mandat (November 2020) ist er damit befasst, die neuen Prozessen solange zu überwachen, bis diese Risiken durch Umsetzung der Maßnahmen ausreichend reduziert sind.