Interim Leitung in einem Altenheim mit Demenzbereich

Das Projekt in Stichworten:

• Organisations-Analyse schafft Basis für Besetzung der neuen Führung
• Arbeitszeiten neu geregelt und Kosten für Zeitarbeit deutlich gesenkt
• Prozesse in zentralen Bereichen optimiert | Qualitätsprüfung bestanden
• Neue Regelkommunikation fördert Austausch und schafft Vertrauen
• Interim-Leitung nach 10 Monaten erfolgreich an neue Führung übergeben

Ein kleiner gemeinnütziger Verband engagierte den Interim Manager 2022, um die vakante Position des Einrichtungsleiters in einem Haus mit 67 Plätzen einschließlich eines Demenzbereichs für die Dauer von 10 Monaten zu übernehmen.

Elternzeit, langfristige Erkrankungen und Veränderungswünsche (Kündigungen): Eine der besonderen Herausforderungen in diesem Mandat bestand darin, dass große Teile des Führungsteams ersetzt werden mussten. Die Vakanzen in der Führung und eine Vielzahl von Absprachen – beispielsweise zu individuellen Arbeitszeitregelungen – hatten darüber hinaus zu einer erheblichen Unruhe in der Belegschaft geführt.

Organisations-Analyse schafft Basis für Besetzung der neuen Führung

Um die Führungspositionen adäquat zu besetzen und für eine ruhige Arbeitsatmosphäre sorgen zu können, erstellte der Interim Manager zu Beginn des Mandats eine umfassende Organisationsanalyse aller Leistungs- und Angebotsbereiche der Einrichtung. Das umfasste sämtlich Strukturen, Abläufe und Leistungserbringungen sowie interdisziplinäre Kommunikationsstrukturen.

Auf Basis der Organisationsanalyse entwickelte der Interim Manager die Stellenbeschreibungen für die neuen Führungskräfte. Gemeinsam mit der Personalabteilung und der Geschäftsführung identifizierte er Kandidatinnen und Kandidaten. Am Ende der Rekrutierungsprozesse stand ein neues Leitungs- und Verwaltungsteam. Dazu gehörten unter anderem ein neuer Qualitätsbeauftragter, eine neue Verwaltungsfachkraft, eine neue leitende Pflegefachkraft (PDL) sowie eine neue Wohnbereichsleitung. Der Interim Manager übernahm das Onboarding der neuen Funktions- und Leitungsstelleninhaber - und formte so ein gut funktionierendes und kooperierendes Leitungsteam.

Arbeitszeiten neu geregelt und Kosten für Zeitarbeit deutlich gesenkt

Parallel zur personellen Neuaufstellung arbeitete der Interim Manager daran, wichtige Prozesse neu auszurichten. Ein Teilprojekt bildeten Regelungen zur Arbeitszeit. In der Vergangenheit hatte das Haus eine Vielzahl von individuellen Arbeitszeitregelungen mit Beschäftigten verhandelt. Auch dadurch war der Anteil an externer Zeitarbeit im Personalbudget zu groß geworden. In zahlreichen Gesprächen gelang es dem Interim Manager, die individuellen Regelungen durch eine für das Haus günstigere allgemeine Arbeitszeitregelung zu ersetzen. Da nunmehr Schichten flexibler besetzt werden konnten, sank auch die Quote der externen – und besonders teuren – Fremdarbeit (Leiharbeit).

Prozesse in zentralen Bereichen optimiert | Qualitätsprüfung bestanden

Basierend auf der Prozessanalyse führte der Interim Manager in Zusammenarbeit mit jeweiligen Fachkräften neue Abläufe in Pflege, Verwaltung, Hauswirtschaft und Alltagsbetreuung ein. Zwei besondere Schwerpunkte bildeten die palliative Versorgung sterbender Bewohner und der Prozess der Heimaufnahme. Das einrichtungsbezogene Qualitätsmanagement profitierte ebenfalls von den neuen Prozessen – und eine in die Zeit des Mandats fallende Qualitätsprüfung durch den medizinischen Dienst der Krankenkassen wurde sehr gut abgeschlossen.

Neue Regelkommunikation fördert Austausch und schafft Vertrauen

In einem anderen Teilprojekt konzentrierte sich der Interim Manager auf die Kommunikation im Unternehmen. Eine neu ausgearbeitete Kommunikationsmatrix für die Regelkommunikation schuf wirksame und offene Kommunikationsstrukturen. Das trug erheblich dazu bei, großes Vertrauen innerhalb der Leitungsebene und der gesamten Einrichtung zu schaffen. Das verbesserte wiederum in kurzer Zeit die Gesamtatmosphäre im Unternehmen und die Leistungserbringung für Bewohnerinnen und Bewohner.

Interim-Leitung nach 10 Monaten erfolgreich an neue Führung übergeben

Nach 10 Monaten konnte der Interim Manager an das neue Führungsteam übergeben. Von der Neubesetzung über die Prozesse bis zur Atmosphäre: Der Auftraggeber attestierte dem Interim Manager, „hervorragende Arbeit“ geleistet zu haben.

Bewohner und Angehörige begrüßten besonders ein neues Betreuungskonzept für die Alltagsbegleiterinnen und die Einrichtung eines neues Betreuungs- und Begegnungsraums.