Mehr Effizienz durch digitale Transformation in Schweizer KMU

Das Projekt in Stichworten

• Organisationsanalyse offenbart Handlungsfelder in Struktur, Prozessen, Tools und Kultur
• Roadmap und Projekt-Setup nach dem RACI-Modell für neue Applikationen erarbeitet
• Externe Dienstleister mit passenden Kompetenzen und Mindset engagiert
• Kommunikationskonzept trägt wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung bei
• Neue Effektivität vieler Prozesse schafft finanziellen und kreativen Freiraum
• Kosten-Nutzen-Optimierung: Drei-Jahres-Plan für Business und IT entwickelt

Bei einem in der Schweiz ansässigen KMU mit Schwerpunkt FMCG und mehr als 1.000 Mitarbeitenden war in der Geschäftsleitung eine Lücke entstanden. Gleichzeitig musste nach der Corona-Pandemie das Geschäft wieder hochgefahren und die Digitalisierung vorangetrieben werden. Das Unternehmen engagierte den Interim Manager als Interim CEO, um mit seiner Expertise für digitale Transformation die Organisation neu aufzustellen, die Digitalisierung fortzuführen und gleichzeitig das Tagesgeschäft zu sichern.

Organisationsanalyse offenbart Schwächen in Struktur, Prozessen, Tools und Kultur

Zu Beginn des Mandates erstellte der Interim Manager eine umfassende Analyse von Struktur, Prozessen, Tools und Kultur der Organisation. Nach Gesprächen mit Mitarbeitenden, Management und Kunden sowie einer funktionalen und technischen Prüfung der wichtigsten Applikationen erkannte der Interim Manager, dass die bestehende Tool-Landschaft den aktuellen technologischen Standards wie auch den aktuellen Rahmen- & Arbeitsbedingungen nicht mehr gerecht wurde. Diverse Business-Prozesse genügten aktuellen Anforderungen nicht mehr, beispielsweise mit Blick auf Kurzfristigkeit, erhöhter mobiler Nutzung, gesteigertem Bedarf an Recruiting-Tätigkeiten, schwindender Loyalität der Teilzeit-Mitarbeitenden oder Verlässlichkeit und Nutzung von Daten. Das blockierte zu viele interne Ressourcen, was einerseits die Effizienz in der Abwicklung des Kerngeschäfts beeinträchtigte und andererseits keinen Raum für Innovation und Kreativität mehr bot.

Roadmap und Projekt-Setup nach dem RACI-Modell für neue Applikationen erarbeitet

Entsprechend entwickelte der Interim Manager mit Mitarbeitenden aus dem Business und der IT einen Anforderungskatalog für neue geschäftsrelevante Applikationen sowie eine Roadmap mit mehreren Phasen, die alle Abhängigkeiten in der Transformation aufzeigte. Das Projekt-Setup nach dem RACI-Modell stimmte der Interim Manager mit den Beteiligten auf die vorhandenen personellen Ressourcen und das Tagesgeschäft ab.

Externe Dienstleister mit passenden Kompetenzen und Mindset engagiert

Da es in einem KMU kaum möglich ist, ein dediziertes Team für ein Digitalprojekt abzustellen, suchte der Interim Manager nach einem Dienstleister, der möglichst viele Aufgaben übernehmen und ausreichend Ressourcen-Sicherheit leisten konnte. Er verfolgte dabei aber noch ein anderes Ziel: Durch eine kollaborative Zusammenarbeit mit dem Digital-Partner sollte gleichzeitig das digitale Mindset im KMU gestärkt und das Wissen der Beteiligten ausgebaut werden.

Gemeinsam mit der IT entschied der Interim Manager, zwei potenzielle Partner für ein Chemistry-Meeting und eine Grobkalkulation einzuladen. Darauf folgte je ein Workshop mit beiden Kandidaten, um gegenseitige Erwartungen sowie die Grundlagen für eine Budget-Kalkulation noch besser zu identifizieren und zu vertiefen.

Kommunikationskonzept trägt wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung bei

Als erfahrenem Transformationsexperten war dem Interim Manager von Anfang an klar, dass das Projekt nur gelingen kann, wenn alle Beteiligten stets auf dem Laufenden und von den Vorteilen aller Schritte überzeugt sind. Deshalb entwickelte er mit dem agilen Projektmanagement auch ein Konzept für eine transparente Kommunikation. Das Kommunikationskonzept für die Monate bis zum ersten Release trug wesentlich dazu bei, dass:

die Vorfreude und das Verständnis für Verzögerungen in den einzelnen Sprints sichergestellt wurden,

die Bereitschaft, bei Bedarf einen Beitrag zu leisten, gegeben war und

das Kernteam nicht viel Zeit aufbringen musste, Fragen zu beantworten.

Neue Effektivität vieler Prozesse schafft finanziellen und kreativen Freiraum

Mit der Entwicklung der neuen Business-Anwendungen wurden auch diverse Prozesse neu gedacht und konzipiert. Ein komplett digitalisierter Anstellungsprozess beispielsweise hat die Effizienz im Recruiting enorm gesteigert.

Bei den anderen Business-Applikationen hat die agile und kollaborative Umsetzung unter Beteiligung aller Stakeholder wesentlich dazu beigetragen, dass die Anwendungen von den Mitarbeitenden von Anfang an gut angenommen wurden. Die Effektivität vieler Prozesse konnte sowohl für das Business wie auch bei den Anwendern deutlich gesteigert werden – und es wurden finanzielle und personelle Ressourcen für weitere, kreative Neuerungen und Optimierungen im Business freigesetzt.

Kosten-Nutzen-Optimierung: Drei-Jahres-Plan für Business und IT entwickelt

Zum Abschluss des Mandats erarbeitete der Interim Manager einen Drei-Jahres-Plan für Business und IT, mit dem Prozesse und Technologie langfristig aufeinander abgestimmt werden sollen, um höchstmöglichen Nutzen sowie möglichst geringe Folgekosten zu gewährleisten.