Internationaler Vertrieb und Vertriebscontrolling (Pharma)

Das Projekt in Stichworten:

• Regelmäßige Vertriebsmeetings – Neuausrichtung der Key Accounts
• Vertriebsteam durch aktive Führung deutlich stärker motiviert
• Strukturierte Prozesse und Schnittstellen im Vertriebscontrolling

Bei einem Spezialanbieter von technisch anspruchsvollen Produkten für die Pharmabranche mit ca. 650 Mitarbeitern wurde der Leiter des internationalen Vertriebsteams gesucht. Der Kandidat sollte sowohl den Vertrieb als auch das Vertriebscontrolling führen.

Der europäische Vertrieb dieses Teils eines globalen Unternehmens war sehr profitabel. Wegen der Konsolidierung in der Pharmaindustrie war der Bereich aber nicht mehr so fokussiert auf die Kunden ausgerichtet wie nötig. Die Aufteilung der Kunden innerhalb des Key Account Managements war geografisch und personell nicht mehr ausgeglichen. Das Vertriebscontrolling lieferte zwar Zahlen für das firmeninterne Reporting, eine Steuerung des Vertriebs fand damit aber noch nicht statt. Der Interim Manager wurde daher mandatiert, den Vertrieb strategisch und operativ neu auszurichten und dabei das Vertriebscontrolling steuernd einzubinden.

Regelmäßige Vertriebsmeetings – Neuausrichtung der Key Accounts

In einem ersten Ansatz zur Ausrichtung des internationalen Vertriebs setzte der Interim Manager ein regelmäßiges Vertriebsmeeting durch. Das verbesserte den Austausch der über mehrere Länder verstreuten Kollegen. Zudem ermöglichten die Meetings eine persönlichere Führung des Teams.

Bei einem Abgleich der Kunden nach Geografie und Persönlichkeit im Vergleich zu den Key Account Managern im Team wurde deutlich, dass es hier erheblicher Anpassung bedurfte. Der Interim Manager erstellte einen Plan, der das Team in seiner Zuordnung zu großen Kunden neu strukturierte. Dafür wurde in Italien ein Kollege eingearbeitet, in Frankreich und Russland jeweils ein neuer Kollege rekrutiert und in England ein Kollege freigesetzt. Die Kunden reagierten positiv und zufrieden.

Vertriebsteam durch aktive Führung deutlich stärker motiviert

Die Umstrukturierung erfolgte auch mit gutem Einvernehmen innerhalb des Teams. Die aktive und wertschätzende Führung des Interim Managers war für das Key Account Team bis dahin ungewohnt und führte zu sehr positiver Motivation.

Strukturierte Prozesse und Schnittstellen im Vertriebscontrolling

Für das Vertriebscontrolling erarbeitete der Interim Manager ein klar strukturiertes System von Prozessen und innerbetrieblichen Schnittstellen. Es wurde zudem mit der Aufgabe betraut, deutlichere Hilfestellung zum vertrieblichen Prozess zu leisten. Die neuen Prozesse erleichtern die Angebotserstellung im Einklang mit allen Unternehmensteilen. Darüber hinaus erlauben sie es den einzelnen Key Accountern, die Arbeit zu fokussieren und auch im Dialog mit ihren Kunden zu priorisieren.

Zur besseren Zusammenarbeit gehört auch, dass das Controlling regelmäßig in die Vertriebsmeetings integriert ist. Die versachlichte Faktenlage erleichtert zudem die Führung des Teams. Zudem initiierte der Interim Manager, dass auch Soft Skills wieder besser in den Fokus der disziplinarischen, vertrieblichen Führung der einzelnen Key Accounter gerückt wurden.