Globale Einführung von SAP S/4 Hana im Mittelstand

Das Projekt im Überblick:

• Fehlende Ressourcen und schlechte Stammdaten als Hindernisse identifiziert  
• Projektteam aufgestockt und Key-User-Funktion selbst übernommen  
• Qualität der Stammdaten geprüft, verbessert und ins neue System übertragen  
• Tausende Z-Programme des alten Systems im SAP-Standard abgebildet  
• Erfolgreiche Umstellung auf SAP S/4 Hana nach 36 Monaten

Bei einem namhaften Hersteller hochwertiger Elektrowerkzeuge war der Wechsel von SAP R/3 auf S/4 Hana ins Stocken geraten. Mittlerweile waren bereits anderthalb Jahre Umstellungsarbeit ohne nennenswerte Erfolge verstrichen. Die grössten Veränderungen wurden in der Produktionsplanung, der Logistik und dem Vertrieb erwartet. Zu diesem Zeitpunkt wurde der Interim Manager an Bord geholt, um als Teilprojektleiter die Einführung von SAP Sales and Distribution (SD) voranzutreiben.

Fehlende Ressourcen und schlechte Stammdaten als Hindernisse identifiziert

In der Analyse identifizierte der Interim Manager mehrere Gründe für die verzögerte Einführung von SAP. So hatte das Unternehmen beispielsweise zu wenig Kräfte für die Migration freigestellt. Die für die Migration zugewiesenen Sales-Mitarbeiter (Key-User) waren bewusst kaum in die Abteilung eingebunden – allerdings ohne den für einen reibungslosen Systemwechsel unabdingbaren engen Austausch. Diese fehlende Kommunikation hatte zu Fehlentscheidungen im Customizing des neuen SAP-Systems geführt – und war einer der Hauptgründe dafür, dass die Umstellung weit hinter den Erwartungen zurückgeblieben war.

Darüber hinaus fehlten Prozessbeschreibungen für den Gesamt-Vertrieb und die angrenzenden Abteilungen wie Service, Produktionsplanung, Logistik und Versand. Als weitere Herausforderungen stellten sich die schlechte Stammdatenqualität und zahlreiche Sonderprogrammierungen (Z-Programme) im Altsystem heraus.

Projektteam aufgestockt und Key-User-Funktion selbst übernommen

Im ersten Schritt gelang es dem Interim Manager innerhalb von zwei Wochen, in Absprache mit der Personalabteilung das bislang fünfköpfige Export-Projektteam um eine Vollzeitkraft aufzustocken.

Um den immer noch ehrgeizigen neuen Terminplan halten zu können, übernahm der Interim Manager die Key-User-Rolle im Export selbst. Darüber hinaus band er die Kompetenzträger der gesamten Abteilung und des Systemhauses in die Gestaltung der Prozesse intensiv ein – und entwickelte Kommunikationsstrukturen, mit denen alle Stakeholder jederzeit über die relevanten Informationen verfügten. Auf diese Weise gelang es dem Interim Manager – auch ohne dedizierte SAP-Kenntnisse die Projektarbeit zu harmonisieren und zu beschleunigen.

Qualität der Stammdaten geprüft, verbessert und ins neue System übertragen

Nachdem der Interim Manager das Projektteam neu aufgestellt und ausgerichtet hatte, wandte er sich der nächsten Herausforderung zu: der mangelhaften Stammdatenqualität. Dazu bildete er mehrere Teams, die Stammdaten wie fehlende oder falsche Artikelgewichte, Zollnummern oder Codierungen für Gefahrgutklassen prüften und in das neue System einpflegten.

Tausende Z-Programme des alten Systems im SAP-Standard abgebildet

Im Laufe der Jahre hatten die Entwickler des Unternehmens mehrere Tausend Programme für das Altsystem geschrieben, die im SAP-Standard nicht verfügbar sind. Diese sogenannten Z-Programme – deren Prozesse selbst altgediente Mitarbeitende des Unternehmens nicht mehr kannten – sollten nicht in das neue System übernommen werden. So weit nachvollziehbar konnte der Interim Manager den Grossteil dieser Programme in Zusammenarbeit mit der Unternehmens-IT und dem Systemhaus in den SAP-Standard übertragen. Am Ende blieben nur wenige Sonderfälle, für die das Systemhaus eine kleine Anzahl neuer Z-Programme entwickelte.

Erfolgreiche Umstellung auf SAP S/4 Hana nach 36 Monaten

18 Monate nach Beginn des Mandats war das Gesamtsystem erfolgreich getestet und implementiert. Die Arbeit des Interim Managers trug wesentlich dazu bei, dass die SAP-Migration zu einem messbaren Produktivitätsfortschritt geführt hat. Zudem konnte durch die Nutzung des S/4-Systems der Vertrieb in der internationalen Abwicklung signifikant verschlankt werden.