Risikomanagementsystem für internes Prozess-Audit optimiert

Das Projekt in Stichworten:

• Analyse des Risikomanagementsystems deckt Schwächen auf
• Aufwand für Trainingsprogramm stößt auf Widerstände
• Mehrstufiges Seminarprogramm qualifiziert zielgruppengerecht
• MPM-Audit erfolgreich mit Level 3 abgeschlossen

Die Tochtergesellschaft eines deutschen Industrie-Konzerns (Elektrotechnik und Anlagenbau) hatte in einem internen Audit die Ziele verfehlt. Der von der Unternehmensleitung geforderte Maturity in Project Management Level (MPM Level 3) zur Verbesserung der Prozesse im Projekt- und Risikomanagement wurde nicht erreicht.

Analyse des Risikomanagementsystems deckt Schwächen auf

Hauptgründe dafür waren Abweichungen in der Prozesslandschaft, das Ausbildungslevel der Mitarbeiter und die Dokumentation im integrierten Risikomanagementsystem der untersuchten Projekte. In einem neuen Anlauf wurde der Interim Manager (damals Angestellter des Konzerns) beauftragt, die Prozesse so zu verändern, dass der MPM Level 3 erreicht wird.

Die Analyse des Risikomanagementsystems in der Tochtergesellschaft deckte viele Schwächen auf. Beispielsweise war die Prozesslandschaft noch nicht intranetbasiert aufgebaut. Zudem waren die Prozesse nicht vollständig beschrieben. Für angrenzende Prozesse fehlten geeignete Schnittstellen zum Risikomanagementsystem. Der Diplom-Ingenieur definierte die notwendigen Optimierungen und sorgte dafür, dass die erforderlichen Ressourcen schnell bereitgestellt wurden.

Hoher Aufwand für Trainingsprogramm stößt auf Widerstände

Die Herausforderung in diesem Projekt bestand weniger in der technischen Umsetzung, als vielmehr in der Vermittlung der notwendigen Kenntnisse bei laufendem Tagesgeschäft. Widerstände gab es vor allem wegen des Umfangs der Trainingsmaßnahmen.

Um das Trainingsprogramm möglichst effizient zu gestalten, ließ der heutige Interim Manager die Managementprozesse für das Intranet visualisieren und verknüpfen. Die Prozesse wurden anwendergerecht aufgebaut. Alle Beteiligten im Risikomanagementprozess wurden in die Lage versetzt, ihre Rolle zu erkennen und notwendigen Informationen abzurufen.

Mehrstufiges Seminarprogramm qualifiziert zielgruppengerecht

Zudem entwickelte der Projektleiter ein mehrstufiges Seminarprogramm, an dem insgesamt 400 Mitarbeiter aller Hierarchie-Ebenen teilnahmen. Dieser Aufwand und die resultierenden Kosten waren zunächst infrage gestellt worden. Der Projektleiter konnte aber nachvollziehbar klar machen, dass nur ein vollständiges Training mit anschließender Begleitung im Tagesgeschäft das Erreichen der Auditziele ermöglicht. Schließlich erfolgten die Schulungen in kleinen Gruppen mit 10 bis 12 Teilnehmern. Die Risikomanagement-Workshops bereitete der Projektleiter spezifisch für 3 Zielgruppen auf: Führungskräfte, Projektmanager Großprojekte sowie Mitarbeiter und Projektleiter Kleinprojekte aus Vertrieb, Logistik, Kaufleute, Service, etc.

MPM-Audit erfolgreich mit Level 3 abgeschlossen

Nach einer Projektlaufzeit von einem Jahr wurde das MPM-Audit erfolgreich mit dem anvisierten Level 3 abgeschlossen. Die beteiligten Mitarbeiter konnten nicht nur theoretisch Auskunft geben. Sie hatten das optimierte Risikomanagementsystem zudem bereits in einer Vielzahl von großen und kleinen Projekten eingesetzt und dokumentiert. Die Unternehmensleitung war sehr zufrieden. Auch die Führungskräfte profitierten, da das MPM Level 3 als Zielvorgabe für ihren Jahresbonus eingetragen war.