Reklamationsmanagement für Zulieferungen in der Medizintechnik

Das Projekt in Stichworten:

• Reklamationsmanagement für Zulieferungen in der Medizintechnik
• Audit-Termin beim Zulieferer offenbart Mangel an Informationen
• Info-Workshop für den Zulieferer im deutschen Werk initiiert
• Qualitätsmanagement durch Einführung von Grenzmusterkatalog professionalisiert
• Erfolgreiche Basis für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten gelegt

Ein Unternehmen der Medizintechnik hatte das Lieferantenmanagement nach dem Ausscheiden eines langjährigen Mitarbeiters mit einer Zwischenlösung besetzt, die das Unternehmen nach nur 3 Monaten aber wieder verließ. Damit war die Abteilung fast ein halbes Jahr nicht adäquat besetzt. Es wurden zwar Reklamationen ausgesendet, jedoch nicht durch Fachexperten verfolgt. Daraus ergab sich, dass viele Reklamationen nicht endgültig bearbeitet werden konnten. Der Interim Manager übernahm erfolgreich das ruhende Lieferantenmanagement.

Audit-Termin beim Zulieferer offenbart grundlegenden Informationsmangel

Zu Beginn des Mandats kümmerte sich der Interim Manager zunächst um besonders kritische Reklamationen. Dabei fiel insbesondere ein Lieferant ins Gewicht, dessen fehlerhafte Zulieferungen für Autotransfusionsgeräte Produktion und Auslieferung erheblich bremsten. Der Interim Manager nahm Kontakt zu dem italienischen Zulieferer auf. Nach erfolglosen Gesprächen vereinbarte er mit dem Zulieferer einen Audit-Termin. Während dieses Termins in Bologna stellte sich heraus, dass der Lieferant das Einsatzgebiet der produzierten Bauteile nicht genau kannte – und sich die Anforderungen dadurch auch nicht voll erschlossen. Die Einhaltung der Vorgaben konnte auf dieser Basis nicht dauerhaft gewährleistet werden.

Arbeits-Workshop für den Zulieferer im deutschen Werk initiiert

Um Abhilfe zu schaffen, lud der Interim Manager den Lieferanten nach Deutschland ein. Bei diesem Besuch konnten die Vertreter des Zulieferers die komplette Anlage mit den verbauten Komponenten im Einsatz zu sehen - und somit die Anforderungen sehr viel besser verstehen. Dazu trug auch bei, dass der Interim Manager die Entscheidungsträger aus den Abteilungen Konstruktion (technische Umsetzung), Marketing (Erscheinungsbild), Lieferantenmanagement (Toleranzen), Einkauf (Kosten) und Montage (Bauteilkenntnis) zu dem Workshop eingeladen hatte.

Qualitätsmanagement durch Einführung eines Grenzmusterkatalogs professionalisiert

Um das Qualitätsmanagement weiter zu professionalisieren, führte der Interim Manager für die weitere Zusammenarbeit einen Grenzmusterkatalog ein. Am Ende des Workshops gab es 2 komplette beschriftete Sets, eines für den Lieferanten und eines für den Kunden. Zum Abschluss und zum gemeinsamen Verständnis des Workshops wurden alle Bauteile von den verantwortlichen Personen mit Datum und Unterschrift versehen, um das gegenseitige Einverständnis einzuholen.

Erfolgreiche Basis für Zusammenarbeit ohne große Reklamationen gelegt

In dem Mandat hat der Interim Manager erfolgreich die Basis für ein grundlegendes Verständnis der einzelnen Parteien geschaffen und ein Umdenken zwischen den Parteien eingeleitet. Der neue festangestellte Lieferanten-Manager hat nun die Aufgabe, diese Transparenz aufrechtzuerhalten und die Verbindung weiter zu festigen. Daraus ergaben sich weitere Maßnahmen, die von der neuen Fachkraft nach und nach umgesetzt werden:

• Mitarbeiterschulung der neuen Grenzmuster
• Überprüfung der Reklamationsstatistik nach 3 Monaten: Welche Erfolge sind sichtbar
• Prüfung weiterer Produkte und gegebenenfalls Erstellung weiterer Grenzmusterkataloge
• Anwendung des neuen Standards bei Bauteiländerungen oder Neuerstellung