Optimierung der Logistikprozesse und SAP-WM bei einem Pharmahersteller

Das Projekt in Stichworten:

• Optimale Logistikprozesse für Lager-Neubau entwickeln und umsetzen
• Bereichsübergreifendes Projektmanagement zur Digitalisierung der Logistikprozesse
• Bestmögliche Praxisnähe durch Workshops auf dem Shopfloor
• Umfassende Kommunikation fördert den Projektfortschritt
• Spezifische Anforderungen für Anpassung von SAP-WM erarbeitet
• Weitere Digitalisierung des Materialflusses in Logistik und Produktion vorbereitet

Ein global aktiver Pharmahersteller hatte einen Produktionsbetrieb erworben und plante zeitnah ein neues Lager für Produktionsmittel. Durch diesen Neubau ergab sich die Notwendigkeit, die Prozesskette von der Materialplanung bis zur Anlieferung an die Fertigungs- und Verpackungslinien neu zu gestalten. Dabei sollte die im Unternehmen eingesetzte SAP-Warehouse-Management-Konfiguration implementiert werden. Alle Verpackungsmaterialien waren bereits im Rahmen eines Outsourcing-Projektes bei einem Logistikdienstleister in unmittelbarer Nähe ausgelagert. Sie wurden täglich durch Lieferabrufe der Produktion zugesteuert.

Optimale Logistikprozesse für Lager-Neubau entwickeln und umsetzen

Der Interim Manager wurde als Logistik-Experte damit beauftragt, optimale Logistikprozesse für den Neubau zu entwickeln und umzusetzen, sobald das Produktionsmittellager funktionsfähig sein würde. Zum Aufgabenbereich des Interim Managers zählte auch, die maximalen Volumina an Verpackungen im neuen Lager zu bestimmen und eine angepasste Beschaffung mit dem Einkauf abzustimmen. Das war notwendig, weil das Ausbauvolumens des Lagers es nicht erlaubte, alle notwendigen Materialien im Neubau vorzuhalten. Der Interim Manager plante daher Bestandsreduktionen. Zudem konnten einige Verpackungen aufgrund ihrer Dimensionen nicht im Neubau eingelagert werden konnten. Der Interim Manager entwickelte einen Plan, die unmittelbare Verfügbarkeit des Materials aus dem Lager mit einem hohen Anteil an Direktanlieferungen zu kombinieren. Zeitgleich sollten die Umfuhren aus dem Außenlager des Logistik-Dienstleisters weitgehend reduziert werden.

Außerdem galt es, den weiteren Materialfluss aus der Produktion inklusiv Primärverpackung in die Sekundärverpackung sowie die anschließende Produktionsentsorgung der Fertigware in ein zentrales Distributionszentrum zu überarbeiten.

Bereichsübergreifendes Projektmanagement zur Digitalisierung der Logistikprozesse

Der Interim Manager arbeitete von Beginn an mit einem funktionsübergreifenden Team. Es bestand aus einem internen Projektleiter sowie Mitarbeitern aller Arbeitsbereiche. Um alle Details der Prozesse zu erfassen, involvierte der Interim Manager operative und planende Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft bis zur Ebene der Teamleads in die Analyse und Prozessentwicklung. Damit erreichte er, dass auch kleinste Prozessschritte mit ihren Implikationen erfasst wurden. Das Team bewertete dann alle Schritte, ehe neue Prozesse festgelegt wurden.

Die Einbeziehung von Mitarbeitenden und Führungskräften wirkte sich außerdem entscheidend auf die Motivation und das Engagement der Beteiligten aus. Selbst Abteilungsleiter nahmen an Workshops teil, um grundsätzliche Überlegungen ihres Bereichs und Hintergründe zu bestimmten Abläufen zu erläutern, Prozessveränderungen zu diskutieren und gemeinsam im Team neue Prozesse festzulegen.

Bestmögliche Praxisnähe durch Workshops auf dem Shopfloor

Beim Prozessdesign legten der Interim Manager und sein Team größten Wert auf bestmögliche Praxisnähe. Deshalb verlegten sie Workshops recht bald auf den Shopfloor. Das erlaubte es, die neuen Prozesse im Detail mit den Gegebenheiten vor Ort abzustimmen, auf Machbarkeit zu prüfen oder Anpassungen zu entwickeln, bevor neue Prozesse finalisiert wurden. Gleichzeitig prüfte das Team, ob die neuen Prozesse den Anforderungen an die „Good Manufacturing Practice“ (GMP) genügten.

Umfassende Kommunikation fördert den Projektfortschritt

Der Interim Manager förderte den Projektfortschritt, indem er umfassend kommunizierte. In den Management-Meetings wurde regelmäßig berichtet und kritisch diskutiert. Dabei ergab es sich auch, dass neue Entwicklungen aus anderen Projekten in die weiteren Überlegungen einbezogen werden konnten. Dieses Vorgehen sicherte die Beteiligung aller Ebenen und Funktionen. Zusätzlich stimmten der Interim Manager und sein Team die Logistikprozesse fortlaufend mit der Corporate IT und dem IT-Dienstleister für die Implementierung ab.

Spezifische Anforderungen für Anpassung von SAP-WM erarbeitet

Aufgrund der genauen Darstellung der gesamten Prozesskette (auf Prozess Level 4) erreichte der Interim Manager den Detaillierungsgrad der funktionalen Anforderungen an das Warehouse- Management-System für dessen notwendige Anpassung. Das System unterstützte bis zu diesem Zeitpunkt lediglich Distributionsprozesse.

Anstatt ein separates Pflichtenheft zu erstellen, vereinbarte der Interim Manager mit der zentralen IT-Abteilung und dem global tätigen IT-Dienstleister für die SAP-Implementierung, eine neue Variante der Funktionsbeschreibung durch Ergänzung bestehender bzw. zusätzliche Funktionen zu erstellen. Somit konnte in kurzer Zeit ein gemeinsames Verständnis für die notwendigen Erweiterungen wie auch Anpassungen erreicht werden, auf denen die Implementierung aufbaut.

Weitere Digitalisierung des Materialflusses in Logistik und Produktion vorbereitet

Aufgrund der detaillierten Analyse der operativen Abläufe wurden nicht nur die durch das SAP-WM unterstützten Prozesse festgelegt, sondern separat die anzustrebende, weiterführende Digitalisierung des Materialflusses erfasst. Hierzu zählten im Einzelnen:

• Erweiterung der Materialstammdaten um die für Logistik relevanten Elemente
• Einführung eines einheitlichen Barcode-Konzepts für Eingangsmaterialien und Zwischenprodukte sowie NVE/SSCC für Fertigwaren
• Anschaffung eines einheitlichen Scanner-Systems über alle Bereiche zum Aufbau einer papierlosen Logistik
• Aufbau einer SAP-Schnittstelle zum Logistikdienstleister, basierend auf EDI-Standards
• Implementierung eines einfachen Cloud-basierten Slot Managements der Laderampen
• Aufbau einer Business Process Management Software Ebene, um die zukünftig notwendigen Prozessvarianten abbilden zu können, ohne in den SAP Standard eingreifen zu müssen

Weiterführende Schnittstellen zwischen SAP und LIMS wurden bis zum nächsten Entwicklungsmodul zurückgestellt, da das LIMS sich gerade im Aufbau befand.

Als wichtige Voraussetzung für die Einführung von SAP-WM und alle weiteren Schritte zur Digitalisierung identifizierte der Interim Manager ein konsequentes Stammdatenmanagement. Dazu wurde ein internes Projekt zur Stammdaten-Bereinigung aufgesetzt.

Wegen neuer Komplexität Lösung für Business Process Reengineering empfohlen

Der Interim Manager hatte die zu Beginn des Mandats für die aktuellen Produktionsanforderungen ein Prozessdesign aufgebaut, dass die Grundlage für die Implementierung des SAP-WM Standards bildete. Zum Projektende zeichnete sich ab, dass neue Produktlinien und neue Produktionsprozesse deutlich mehr Komplexität brachten und mehr Flexibilität erforderten. In diesem Zusammenhang empfahl der Interim Manager die Nutzung einer moderneren Business Process-Management-Software.

Der Nutzen des hier beschriebenen Projektes liegt in der Definition detaillierter Supply Chain Prozesse sowohl für die interne wie auch die externe Zusammenarbeit. Das gemeinsame erreichte Verständnis über die Hintergründe der Prozessdetails wie auch der notwendigen Anforderungen an aktuelle Verbesserungen und ebenso für anstehende Veränderungen bildet eine nachhaltige Basis für die weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit. Der Auftraggeber war von der Leistung des Interim Managers in diesem 3 Monate dauernden Mandat so überzeugt, dass er ihn inzwischen für ein weiteres Projekt beauftragt hat.