Umfassende HR Systeme auf Basis SAP HCM für einen Medienkonzern

Das Projekt in Stichworten:

• Machbarkeitsstudie von Anforderungsmanagement bis Wirtschaftlichkeitsberechnung
• Pflichtenheft mit Sollkonzeption und Aufbau HR Shared Service Center
• SAP HCM, SAP Business Warehouse und Business Objects implementiert
• Nahtloser Übergang vom Integrations- in den Regelbetrieb
• Einsparungen von 30 Prozent bei der Personalabrechnung

In einem international agierenden großen Medienunternehmen war die IT-Landschaft für das Personalwesen über Jahre immer heterogener geworden – und darüber hinaus veraltet. Die Personal-Systemlandschaft bildete nur noch Personaladministration und Personalabrechnung ab. Die fehlende Integration der Kerngeschäftsprozesse, die fehlende Internationalität des Systems sowie die hohen Betriebs- und Wartungskosten erforderten, die System- und Prozesslandschaft des Personalbereichs zu modernisieren und zukunftsfähig aufzubereiten. Der heutige Interim Manager wurde als Gesamt-Projektleiter für dieses Projekt berufen.

Machbarkeitsstudie von Anforderungsmanagement bis Wirtschaftlichkeitsberechnung

Für das Projekt setzte der Interim Manager eine umfassende Machbarkeitsstudie auf. Er evaluierte die notwendigen Prozesse und wählte passende Software aus. Seine Vorlage für den Vorstand beinhaltete ferner Umsetzungsplanung, Wirtschaftlichkeitsberechnung und Projekt- und Betriebskostenplanung.

Nach der Präsentation hat der Vorstand den Planungen des Projektleiters zugestimmt. Er erhielt darüber hinaus den Auftrag, ein internes Service Center für die Entgeltabrechnung für die deutschen Gesellschaften auf der Basis von SAP HCM einzuführen.

Pflichtenheft mit Sollkonzeption und Aufbau HR Shared Service Center

In der zweiten Phase erstellte der Bereichsleiter mit seinem Team ein Pflichtenheft mit einer detaillierten Sollkonzeption aller Prozesse sowie einem Projekt- und Terminplan. Parallel wurde das neue Service Center für die Entgeltabrechnung organisiert, aufgebaut und als Teilprojekt für die Einführung der Abrechnung integriert.

SAP HCM, SAP Business Warehouse und Business Objects implementiert

In der folgenden Phase wurden alle Prozesse mit Systemerweiterungen, Modifikationen, Schnittstellen und Altdatenübernahme in die neue IT-Systemlandschaft integriert. Zu den implementierten SAP HCM Komponenten zählten unter anderem Payroll, Administration, Organisationsmanagement, Vergütungsmanagement, elektronische Personalakte und Veranstaltungsmanagement sowie Employee und Manager Self Services. Zudem wurden SAP Business Warehouse und Business Objects für das Berichtswesen eingeführt. Für Nachfolge-Management und eRecruiting wurde eine Software auf Basis von Lumesse angepasst.

Sowohl die Konfiguration als auch die Entwicklung erfolgen iterativ in aufeinander aufbauenden Zyklen. Parallel dazu wurden Dokumentationen sowie Schulungsunterlagen und das Betriebshandbuch erstellt.

Nahtloser Übergang vom Integrations- in den Regelbetrieb

Nach einem folgreichen Integrationstest konnten die Prozesse erfolgreich freigegeben werden. Daraufhin wurde das Produktivsystem aufgebaut und an den Betriebspartner inkl. Betriebshandbuch übergeben. Nach erfolgreicher Funktionsprüfung und einem bestandenen. Stress-Test wurde die neue Systemlandschaft unter Produktionsbedingungen eingeführt. Nach Projektabschluss erfolgte ein nahtloser Übergang in die Linienorganisation und den Regelbetrieb.

Für einen Zeitraum von vier Wochen nach Produktivstart der jeweiligen Pakete war eine fachgerechte Unterstützung der Anwender durch geschulte Key-User und SAP-Berater gegeben.

Kosten für Entgeltabrechnung erheblich gesenkt

Das Projekt führte unmittelbar zur Steigerung der Effizienz, der Qualität und der Zufriedenheit der Mitarbeiter und des Managements. Die Kosten für die Entgeltabrechnung konnten sogar um 30 Prozent gesenkt werden.

Die neue Systemlandschaft und das Shared Service Center wurden von den Nutzern sehr gut angenommen. Dazu trug bei, dass der Projektleiter von Beginn umfänglich und transparent kommunizierte. Auf diese Weise waren Stakeholder, Arbeitnehmervertreter und Mitarbeiter über den Projektfortschritt informiert und konnten sich angemessen auf alle Veränderungen vorbereiten.