Internationale IT-Modernisierung im Maschinenbau

Das Projekt in Stichworten:

• Ausgangssituation: sehr verbesserungswürdige IT in vielen Bereichen
• IT-Organisation global strukturiert und Standards gesetzt
• Projekt Charter und Lenkungskreise ermöglichen transparentes IT-Management
• IT-Projekte von SAP ECC über Microsoft CRM und CAD-Systeme international ausgerollt
• IT-Budgetplanung inklusive Kosten-Controlling auf- und ausgebaut

Der heutige Interim Manager wurde 2011 von einem mittelständischen Unternehmen im Maschinenbau als globaler IT-Leiter angestellt. Die Hauptaufgabe bestand darin, die IT-Abteilung des Unternehmens grundlegend neu zu ordnen, zu internationalisieren und an den Geschäftsprozessen auszurichten.

Ausgangssituation: sehr verbesserungswürdige IT in vielen Bereichen

Die Geschäftsleitung hatte in den Vorgesprächen den schlechten Zustand der IT-Organisation kritisiert. Und tatsächlich traten die Mängel offen zu Tage. Die IT-Organisation war nicht international ausgerichtet. Es fehlten globale Standards für die technische Infrastruktur. Die Kommunikation war ungenügend. Das brachte mangelnde Transparenz in IT-Projekten und Entscheidungsprozessen mit sich. Darüber hinaus waren das Projekt- und Changemanagement verbesserungswürdig. Und auch die Optimierung bzw. Digitalisierung von Business Prozessen hinkte deutlich hinterher. Letztlich gab es außerdem erhebliche Mängel bei Budgetplanung und Kosten-Controlling. Auch die umständliche Kostenverrechnung verbrauchte unnötig Ressourcen.

IT-Organisation global strukturiert und Standards gesetzt

Am Anfang der Restrukturierungsarbeit machte der heutige Interim Manager sich zunächst selbst ein Bild von der Lage. Er besuchte alle größeren Niederlassungen und formte anschließend die Grundzüge einer internationalen Organisationsstruktur. Zunächst ernannte er eindeutige Ansprechpartner. In jedem Land zeichnete ein IT-Mitarbeiter für Infrastrukturthemen und globale Applikationen wie ERP, CRM, PLM und mehr verantwortlich. In Absprache mit den lokalen IT-Kollegen benannte der Interim Manager außerdem regionale Ansprechpartner, um regelmäßig aktuelle oder strategische Themen besprechen zu können.

Im Zuge dieser organisatorischen Neuausrichtung definierte er in Absprache mit den IT-Teams übergreifende Standards im Client-, Server- und Netzwerkmanagement, die sukzessive in die Länder ausgerollt wurden.

Projekt Charter und Lenkungskreise ermöglichen transparentes IT-Management

Um Transparenz über die laufenden IT-Veränderungen herzustellen, initiierte der Interim Manager eine detaillierte Bestandsaufnahme der laufenden und von Business oder IT gewünschten Projekte. Zudem versah er die Phasen der Projekte mit einem klar definierten Status. Diese Informationen verteilte er regelmäßig an die jeweils Beteiligten. Mit dieser proaktiven Kommunikation gelang es, einerseits mehr Transparenz über die IT-Projekte zu schaffen und andererseits das Standing der IT in der Zentrale und den Standorten deutlich zu verbessern.

Kommunikationen, Transparenz und Entscheidungsfähigkeit verbesserte der Interim Manager darüber hinaus durch die Einführung von themenspezifischen Lenkungskreisen für größere Projekte. Diese Lenkungskreise waren so aufgestellt, dass in den vierteljährlichen Zusammenkünften die notwendigen Entscheidungen getroffen oder entscheidungsreif für die Geschäftsführung vorbereitet werden konnten.

IT-Projekte von SAP ECC über Microsoft CRM und CAD-Systeme international ausgerollt

In Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachteams und externen Dienstleistern leitete der heutige Interim Manager als CIO zahlreiche IT-Projekte, oftmals verbunden mit einem internationalen Rollout. Dazu zählten unter anderem:

• SAP ECC 6.0 in alle größeren Landesgesellschaften sowie Vorbereitungen für S/4 HANA
• Microsoft CRM für Vertrieb, Service und Marketing, Einleitung des Umstiegs auf Dynamics 365
• Eigenentwickeltes Service Information Systems (SIS) inkl. einer mobilen App für die Techniker
• Harmonisierung der CAD-Systeme (Siemens NX, Zuken CR 5000), einheitliche Verwendung des PDM-Systems (Siemens Teamcenter)
• Auswahl/Einführung eines Manufacturing Execution Systems (Forcam) für die Produktion
• Auswahl einer Plattform für HR-Anwendungen (SAP SuccessFactors), Einführung verschiedener HR-Anwendungen (e-Recruiting, e-Learning, Manager/Employee Self Service, Vertragsmanagement, Performance Management)
• Umsetzung von Projekten im Rahmen der Digitalisierungsstrategie (u.a. Predictive Maintenance, Remote Service, Augmented Reality)
• Launch eines Kundenportals
• Redesign Internet-/Extranet-/Intranet-Auftritt mit neuem CMS (First Spirit) für Publishing sowie Microsoft Sharepoint für Collaboration

IT-Budgetplanung inklusive Kosten-Controlling auf- und ausgebaut

Um Projekte priorisieren zu können, etablierte der Interim Manager Project Charter mit Kurzbeschreibungen, Zuständigkeiten und Begründung auszufüllen. Das erleichterte es wesentlich, den jeweiligen Business Case für das Projekt zu ermitteln und Projekte zu priorisieren.

Die neue Projektpriorisierung erlaubte nunmehr auch eine verbesserte Budgetplanung, die monatlich verfolgt wurde. Darüber hinaus vereinfachte der Interim Manager in einem pragmatischen Ansatz die IT-Kosten-Allokation an die Fachbereiche bzw. Niederlassungen im In- und Ausland signifikant.