Erstellung eines SAP-Templates für ausländische Vertriebsgesellschaften

Das Projekt in Stichworten:

• Erstellung eines SAP-Templates für ausländische Vertriebsgesellschaften
• Workshops zur Ermittlung der benötigten Prozesse und Daten aufgesetzt und geleitet
• Geschäftsprozesse, Stammdaten und rechtliche Anforderungen detailliert erfasst und abgestimmt
• Komplexer Cut-Over-Plan – Abstimmung mit parallel laufendem CRM-Projekt
• Buchungskreise für Gesellschaften in Italien, Australien und Indien erfolgreich aufgesetzt
• Berechtigungskonzepte unter Berücksichtigung der Compliance Regeln entwickelt

Ein mittelständischer Hersteller von Solaranlagen hatte seine Produkte und Services im Ausland bisher direkt vertrieben. Die ausländischen Konzerntöchter dienten nur als Sales Agents zur Geschäftsanbahnung. Da dieses Vorgehen mit erheblichen steuerlichen Risiken verbunden war, mussten die ausländischen Tochterunternehmen kurzfristig in die Lage versetzt werden, in eigenem Namen Produkte und Services zu vertreiben, bei der Konzernmutter zu bestellen und regelmäßig Finanzzahlen an die Konzernzentrale zu übermitteln. Da die Konzernmutter bereits ein SAP-System hatte, wurde beschlossen, dass auch die Vertriebstöchter SAP nutzen sollten. Dies war sinnvoll, um Systembrüche zu vermeiden, die Logistikketten zwischen Konzern und Tochtergesellschaft integriert darstellen zu können und das System effizient aus dem Standort in Deutschland betreiben zu können. Die Interim Managerin wurde als SAP-Projektmanagerin engagiert, um das IT-Großprojekt zu steuern.

Workshops zur Ermittlung der benötigten Prozesse und Daten aufgesetzt und geleitet

Zunächst musste geklärt werden, welche Geschäftsprozesse die ausländischen Töchter übernehmen sollten. Außerdem galt es, das Pricing von Produkten und Services in den jeweiligen Märkten sowie zwischen den Tochterunternehmen und der Konzernzentrale abzustimmen. Darüber hinaus mussten die Logistikprozesse abgebildet werden. Außerdem war zu identifizieren, wie die steuerlichen Risiken vermieden werden können.

Um diese Fragen zu beantworten, initiierte die Interim Manager zunächst Workshops mit den Fachstellen und Mitarbeitern der ausländischen Tochtergesellschaften. Die Workshops dienten auch dazu, Projektmitglieder zu gewinnen - und einen ersten groben Projektplan zu definieren.

Geschäftsprozesse, Stammdaten und Kontenpläne detailliert erfasst und abgestimmt

In der nächsten Phase erfasste und dokumentierte die Interim Managerin mit dem Team detailliert die Geschäftsprozesse, Stammdaten und, soweit bekannt, die rechtlichen Anforderungen der jeweiligen Fachstellen. Die Ergebnisse wurden den Fachstellen als eine integrierte Lösung vorgestellt - und um das jeweilige Approval gebeten.

Anschließend begann das Customizing für die Buchungskreise im SAP. Auf Basis dieses Prototypen wurden die ausländischen Fachstellen bzw. das Shared Service Center auf die neuen Prozesse im SAP geschult. Nach der erfolgreichen Schulung arbeiteten die ausländischen Tochtergesellschaften die gemeinsam mit der Interim Managerin erstellten Testpläne ab und dokumentierten die Testergebnisse. Dabei ergaben sich häufig noch Änderungen und neue Anforderungen, die meist länderspezifische Anforderungen betrafen.

Komplexer Cut-Over-Plan – Abstimmung mit parallel laufendem CRM-Projekt

Der Cut-Over war wegen zuweilen unterschiedlicher Geschäftsjahre zwischen Konzernmutter und Tochtergesellschaften und dem Verkauf von im Land befindlichen bzw. von Waren, die bereits unterwegs waren, nicht trivial - und verlangte einen sehr detaillierten Cut-Over Plan. In der Hypercare-Phase war insbesondere das SAP-Betriebsteam gefragt, die neuen Kollegen bei Problemen zu unterstützen und das Projektteam sukzessive von diesen Aufgaben zu entlasten.

Zu denn besonderen Herausforderungen dieses Interim Mandates zählte nicht nur ein besonders enger Zeitrahmen. Da in den Tochtergesellschaften parallel ein CRM-Projekt lief, gab es ständig großen Abstimmungsbedarf bezüglich Timing, Schnittstellen und Ressourcen.

Buchungskreise für Gesellschaften in Italien, Australien und Indien erfolgreich aufgesetzt

Es wurden für die 3 Tochtergesellschaften in Italien, Australien und Indien jeweils 3 neue SAP Buchungskreise aufgesetzt, die jeweiligen Stammdaten entsprechend angelegt, die benötigten internen und externen Schnittstellen aufgesetzt, die benötigten Altdaten übernommen und die Supportorganisationen geschult, sodass die Tochtergesellschaften in eigenem Namen und im jeweiligen Land steuerlich korrekt registriert ihre Waren und Services verkaufen können. Damit war das ursprüngliche Ziel des Projektes erreicht und die Auftraggeber war mit dem Projektergebnis sehr zufrieden.

Nachdem die Tochtergesellschaften mit der neuen SAP-Implementierung eigenständig in ihren Märkten auftreten konnten, wurden viele neue Nice-to-have-Anforderungen an das Projektteam gestellt. Diese hatten mit der eigentlichen Problematik des Steuerrisikos nichts zu tun. Die Interim Managerin hielt diese Fäden zusammen und sicherte den Projekterfolg durch ein stringentes Changemanagement.

Berechtigungskonzepte unter Berücksichtigung der Compliance Regeln entwickelt

Die unterschiedlichen Zeitzonen der Tochtergesellschaft erforderten eine hohe zeitliche Flexibilität des Projektteams und des Shared Service Centers. Da es sich bei den Tochtergesellschaften um eher kleine Einheiten handelte, war die Erstellung eines Berechtigungskonzepts unter Berücksichtigung der Compliance Regeln eine weitere besondere Herausforderung.

Durch die stärkere Einbindung der ausländischen Töchter ergab sich in der Konzernzentrale, insbesondere im Shared Service Center, ein höherer Abstimmungsbedarf und damit eine höhere Arbeitslast, was nicht bei allen Mitarbeitern gut ankam. Im Nachgang des Projektes werden hier noch Organisationsänderungen nötig werden. Zudem gibt es noch weitere Tochtergesellschaften mit einer ähnlichen Steuerproblematik, die aus Kapazitäts- und Reorganisationsgründen nicht im Rahmen des Projektes betrachtet werden sollten. Daher muss der Auftraggeber darauf achten, das geschaffene SAP-Template so weiterzuentwickeln, dass es auch für zukünftige neue Buchungskreise nutzbar bleibt.