Agile Skalierung bei Transformationen einer grossen App-Plattform

Das Projekt in Stichworten

• Umfangreiche Transformation einer SSO-Plattform
• Mängel in Strukturen des Projektmanagements identifiziert
• Skalierbares Scrum- und SAFe-Projektmanagement entwickelt
• Co-Creation-Methodik macht Team zu Gestaltern der Veränderung
• Proof of Concept offenbart schwere Risiken für mögliches Outsourcing
• Ziele erreicht: Agiles Projektmanagement nach zehn Monaten etabliert

Ein deutscher Medienkonzern wollte die Wartungskosten für eine App-Plattform signifikant senken und die Entwicklungszyklen (Release-Zyklen) deutlich verkürzen, um Nutzenden schneller einen spürbaren Mehrwert zu bieten. Zudem sollten User zugekaufter Unternehmen zeitnah auf die Plattform migriert werden. Aussrdem schwebte dem Unternehmen vor, einen Teil der Produktfunktionalität (IDA) an externe Dienstleister auszulagern (Outsourcing). Die Interim Managerin wurde im Sommer 2021 damit beauftragt, dieses komplexe Projekt agil aufzusetzen und die Produktivität der Produktteams zu skalieren.

Umfangreiche Transformation einer SSO-Plattform

Inhaltlich ging es in dem Transformationsprojekt um eine sogenannte Single Sign On Platform (SSO) mit einer Vielzahl von Apps von verschiedenen Partnern. Zudem hatte der Auftraggeber im Vorfeld des Mandats einige Zukäufe getätigt, deren Apps nun auf die SSO-Plattform migriert werden mussten. Zeitgleich sollte eine Lösung implementiert werden, die den Kunden des Auftraggebers mit einem einzigen Log-in den bequemen Zugriff auf alle seine Apps ermöglicht.

Ein weiteres Ziel des Projekts war, die Performance der Entwicklungsteams deutlich zu steigern und Maintenance-Kosten in der Entwicklung zu senken sowie die Weiterentwicklung der Plattform zu beschleunigen (Verkürzung der Release-Zyklen).

Analyse identifiziert viele Mängel in Strukturen und Modellen des Projektmanagements

Nach einer mehrtägigen Beobachtungsphase und der Analyse des bestehenden Scrum-Basis-Frameworks für das agile Projektmanagement identifizierte die Interim Managerin schnell viele Schwächen. Die Strukturen und Modelle des Projektmanagements waren veraltet und die für grosse Projekte notwendigen Scrum-Kompetenzen im Team nicht ausreichend vorhanden. Diese Konstellation trug wesentlich dazu bei, dass die Maintenance-Kosten besonders hoch ausfielen und in keinem Verhältnis zu den Kosten für die Neuentwicklung von Features standen. Mit diesen Ergebnissen überzeugte die Interim Managerin den Auftraggeber, das agile Projektmanagement im Wesentlichen neu aufzusetzen.

Konzeption für skalierbares agiles Scrum- und SAFe-Projektmanagement entwickelt

In Inspect- & Adapt-Workshops mit den Teams vertiefte die Interim Manager die Analyse der Konzeptionsfehler und Lücken in der operativen Arbeitsweise. Anschliessend erarbeitete sie die Konzeption für das neue Projektmanagement. Die im Workshop als passend identifizierten Elemente des Scrum-Frameworks bildeten das Fundament der Skalierung. Darauf setzte die Interim Managerin ein kundenangepasstes skaliertes Framework – in DevOps integrierte SAFe-Elemente. Im Zuge des Aufbaus von DevOps wurde die Implementierung von Automation erfolgreich umgesetzt.

Teams mit der Co-Creation-Methodik zu Gestaltern der Veränderung gemacht

Neben der Effizienzsteigerung hatte die Interim Managerin bei der Neugestaltung des Projektmanagements eine besondere Herausforderung zu bewältigen. Der Auftraggeber legte grossen Wert darauf, die angestrebten Einforderungen „geräuschlos“ zu realisieren. Um negative Presse zu vermeiden, sollte es beispielsweise keine Kündigungen geben. Zudem wollte das Unternehmen vermeiden, dass Mitarbeitende im Zuge der Transformation kündigen und ihr Wissen damit das Unternehmen verlässt.

Diesem Wunsch des Auftraggebers trug die Interim Managerin Rechnung, indem sie die Teams intensiv in den Neuaufbau des Projektmanagements einband. Als Methode nutzte die zertifizierte Change Managerin das Modell der Co-Creation, das Mitarbeitende intensiv an der Entwicklung neuer Prozesse beteiligt – und sie so von Betroffenen zu Gestaltern des Wandels macht. Co-Creation mindert nachweislich die Abwehr von Widerständen (Change Resistance). Ein weiterer Vorteil ist, dass Änderungen nachhaltig wirken (Change Reinforcement), weil durch die Beteiligung eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden entsteht. Zudem überzeugte die Interim Managerin die Mitarbeitenden in zahlreichen persönlichen Gesprächen von den neuen Prozessen. Gleichzeitig coachte sie die Teammitglieder und trug so wesentlich dazu bei, neue Kompetenzen zu veranlagen.

Proof of Concept offenbart schwere Risiken für mögliches Outsourcing

Im Laufe des Projekts ergab sich die Frage, ob ein Outsourcing von Teilen des Projekts kostenreduzierend wäre. Die Interim Managerin wurde gebeten, die Machbarkeit und Sinnhaftigkeit des Outsourcings zu überprüfen. Ihr Proof of Concept (PoC) ergab, dass ein Outsourcing keine signifikante Kostenreduzierung ergeben dürfte. Ein Nachteil aber wog fast noch schwerer: Durch das Outsourcing hätte der Auftraggeber die Kontrolle über einen wichtigen Teil seines Geschäftsmodells verloren und wäre in eine schwer zu kontrollierende, starke Abhängigkeit geraten.

Alle Ziele erreicht: Agiles Projektmanagement nach zehn Monaten erfolgreich etabliert

Nach zehn Monaten war das neue agile Projektmanagement erfolgreich etabliert. Die Kosten für Wartung und die Entwicklung neuer Features sind erheblich gesunken. Das Team der SSO-Plattform arbeitet signifikant effizienter – und mit neuer Motivation. Es gab keine Kündigungen und die Transformation des Projektmanagements verlief ohne jegliche Störgeräusche.

Der Auftraggeber bescheinigte der Interim Managerin, die multidimensionale Komplexität des Projekts bestens bewältigt zu haben. Ihre Vorschläge und Ergebnisse übertrafen die Erwartungen des Auftraggebers.