Signifikante Steigerung der Effizienz in medizinischem Grosslabor

Das Projekt in Stichworten

• Bessere Auslastung der teuren personellen Ressourcen sichergestellt
• Arbeitszeiten in Abstimmung mit den Beschäftigen flexibel an den Bedarf angepasst
• Ergonomische Gestaltung von Arbeitswegen und Arbeitsplätzen steigert Effizienz
• Workshops zur Arbeitsplatzorganisation nach 5S-Methode
• Neuplanung der Logistikprozesse verkürzt Lieferzeiten für Grosskunden
• Effizienzgewinn innerhalb von neun Monaten realisiert – Motivation fördert Performance

Ein führender Schweizer Anbieter für medizinische Labordienstleistungen war 2022 unter hohen Kostendruck geraten, nachdem die staatlich geregelten Testpreise für Diagnoseverfahren, wie beispielsweise Blutuntersuchungen, Erregernachweise oder Gewebeuntersuchungen, gesenkt worden waren. In allen Bereichen des Unternehmens wurden Kostenoptimierungsprogramme aufgelegt. Die heutige Interim Managerin war als Chief Operating Officer für den Bereich verantwortlich, von dem die höchsten Einsparungen erwartet wurden: für die Labore an den 16 Standorten des Unternehmens mit mehr als 550 Mitarbeitenden.

Drei Ansatzpunkte für nachhaltiges Effizienzprogramm identifiziert

In der Analyse erkannte die Interim Managerin, dass eine nachhaltige Kostenoptimierung nur durch effizientere Prozesse in den Laboren zu erreichen war. Dabei ging es einerseits darum, die hohen Kosten für Testreagenzien durch einen effizienteren Einsatz zu senken. Andererseits galt es, die durch Arbeits-Peaks und Wartezeiten gekennzeichnete Auslastung des hoch qualifizierten – und entsprechend teuren – Personals optimal zu steuern.

Mitarbeitende erfolgreich zu Gestaltern der Veränderungen gemacht

Für die Neuausrichtung der Prozesse bildete die Interim Managerin zwei Arbeitsgruppen, die sämtlichen Mitarbeitenden der Labore offenstanden. Auf diese Weise erreichte sie, dass alle notwendigen Fachkenntnisse berücksichtigt wurden. Zudem machte sie die Beschäftigten so zu Gestaltern der Veränderungsprozesse, was sich sehr positiv auf die Motivation auswirkte.

Die Arbeitsgruppen identifizierten mehrere Bereiche, in denen die Effizienz schnell wirksam zu verbessern war. Dazu zählten vor allem:

• Gezielter Einsatz von hoch und weniger qualifizierten Fachkräften
• Ergonomischere Gestaltung von Laboren und Arbeitsplätzen
• Optimierung der Logistik für den Probentransport

Bessere Auslastung der teuren personellen Ressourcen sichergestellt

In einem der wichtigsten Teilprojekte erfasste eine Arbeitsgruppe sämtliche Aufgaben der Labormitarbeitenden und teilte sie in Aufgaben für hochqualifiziertes Experten-Personal (wie Proben testen, Geräte kalibrieren und warten) und einfache Fachkräfte-Aufgaben (wie Proben auspacken und verteilen) ein. Die anschliessende Analyse der Personaleinsatzplanung ergab, dass das Expert:innen und Fachkräfte nicht immer optimal eingesetzt waren. Vielmehr übernahmen Expert:innen zu oft Aufgaben, für die sie überqualifiziert waren. Um diesen Missstand zu beheben, stellte die Interim Managerin mehrere Vollzeitkräfte mit passenden Qualifikationen ein. Damit konnten sich die Experten auf die anspruchsvollen Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig war weniger Fachpersonal nötig, das ohnehin nur schwer – und zu hohen Löhnen – auf dem Schweizer Arbeitsmarkt zu finden war (und ist). Die verbesserte Aufgabenverteilung trug dazu bei, die Personalkosten deutlich zu senken.

Arbeitszeiten in Abstimmung mit den Beschäftigen flexibel an den Bedarf angepasst

Einen weiteren Beitrag zur Personalkostenreduzierung und zur Steigerung der Effizienz leistete die Einführung flexibler Arbeitszeiten. Anhand der Daten im Laborinformationssystem konnte die Arbeitsgruppe erkennen, zu welcher Tageszeit wie viele Proben von welchem Kunden in welchem Labor eintrafen. Auf dieser Grundlage berechnete die Arbeitsgruppe, wie viele Mitarbeitende zu jeder Tageszeit nötig waren, um Peaks (hohes Volumen) effizient aufzufangen und Wartezeiten des Personals zu verhindern. Indem die Arbeitszeiten auf das tatsächliche Probenaufkommen abgestimmt wurden, konnten die personellen Ressourcen, insbesondere während der Spitzenzeiten, effizient eingesetzt werden.

Ergonomische Gestaltung von Arbeitswegen und Arbeitsplätzen steigert Effizienz

In einem weiteren Schritt analysierte eine Arbeitsgruppe während einer Woche mit Schrittzählern die Wege und zurückgelegten Distanzen und mappte diese in Detail. Anschliessend leiteten die Mitarbeitenden eine grundlegende Neugestaltung des Laborlayouts ab. Nunmehr sind die Arbeitsstationen und Geräte sequenziell in einer hufeisenförmigen Anordnung platziert. Das reduziert die Laufwege erheblich und beschleunigt die Probenbearbeitung. Die Umgestaltung ging innerhalb einer Woche vonstatten, wobei Mitarbeitende der Gruppe und Lieferanten der Laborgeräte sowie das IT-Team des Labors begeistert anpackten.

Workshops zur Arbeitsplatzorganisation nach 5S-Methode

Einen erheblichen Produktivitäts- und Qualitätsgewinn realisierte die Arbeitsgruppe, indem sie ergonomische und standardisierte Arbeitsplätze schuf. Das erleichterte den Wechsel von einer Station zur nächsten. Wöchentliche Workshops zur Arbeitsplatzorganisation nach der 5S-Methode stärkten das Bewusstsein für Effizienz und Arbeitsqualität. Das trug wesentlich zu einer signifikanten Fehlerreduktion bei. Kleinere Massnahmen, wie beispielsweise höhenverstellbare Tische, ermöglichten es den Mitarbeitern, abwechselnd sitzend und stehend zu arbeiten. Diese Initiativen förderten die Motivation der Mitarbeitenden und tragen langfristig zur Verbesserung der Laborprozesse bei.

Neuplanung der Logistikprozesse verkürzt Lieferzeiten für Grosskunden

Eine besonders kritische Schnittstelle in den Prozessen war die Zusammenarbeit zwischen Logistik und Labor. In Zusammenarbeit mit der Arbeitsgruppe und auf Grundlage der Informationen aus dem Laborinformationssystem entwickelte die Interim Managerin gemeinsam mit dem Logistikkoordinator ein neues Konzept für den Probentransport. Die Optimierung der Logistikrouten trug deutlich dazu bei, das Labor gleichmässiger auszulasten und Überstunden am Abend zu verhindern. Gleichzeitig sorgte die Routenoptimierung dafür, dass Laborergebnisse etwa drei Stunden schneller ausgeliefert werden konnten.

Effizienzgewinn innerhalb von neun Monaten realisiert – Motivation fördert Performance

Nach neun Monaten hatten die Interim Managerin und ihre Arbeitsgruppen die Vorgaben der Unternehmensleitung erfolgreich umgesetzt. Die Massnahmen ermöglichten eine Reduktion der durchschnittlichen Durchlaufzeiten von fünf auf drei Stunden. Der Personalbedarf in dem besonders wichtigen Grosslabor konnte bei gleichbleibender Testqualität um die Hälfte reduziert werden.

Die Arbeitsgruppen blieben bestehen und identifizierten weitere Optimierungspotenziale, die nach und nach umgesetzt wurden.

Neben dem finanziellen Gewinn ergab die Restrukturierung einen weiteren Vorteil: Zufriedenheit und Motivation nahmen bei den Beschäftigten deutlich zu, was sich positiv auf die Performance und die Fluktuation auswirkte.