Einkauf: Optimierung im Neukundenmanagement

Das Projekt im Überblick:

• Technischer und kaufmännischer Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten
• Angebotsprozess im Neukundenmanagement beschleunigt – Aufträge generiert
• Mitarbeiter im Neukundenmanagement eingearbeitet

Ein seit Jahrzehnten sehr gut etabliertes mittelständisches Produktionsunterunternehmen mit ca. 300 Mitarbeitern war über Wochen hinweg nicht in der Lage, die von Bestands- und Neukunden gewünschten Anfragen zeitnah zu bearbeiten. Zusätzlich verschärft wurde die Situation durch die Kündigung eines Mitarbeiters im Bereich Neukundenmanagement.

Der Interim Manager wurde als praxiserfahrener Berater für Akquise und Neuprojekte engagiert. Er erhielt den Auftrag, das Neukundenmanagement (Einkauf, Vertrieb und Projektleitung) zu optimieren. Der Auftraggeber legte besonderen Wert darauf, dass der Interim Manager nicht nur Empfehlungen ausspricht, sondern selber mit zeitnah erstellten Angeboten den optimierten Prozess vorlebt.

Technischer und kaufmännischer Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten

Der Interim Manager analysierte den Akquise-Prozess „on the Job“: Er fungierte vorübergehend als technischer und kaufmännischer Ansprechpartner für Kunden und Lieferanten. Dabei sichtete und priorisierte er die vorliegenden Anfragen und ermittelte für alle Zukaufteile belastbare und wettbewerbsfähige Preise. Parallel koordinierte der Interim Manager die Fachabteilungen (Projektleiter), beantwortete deren Fragen und erstellte gemeinsam mit dem Vertriebsleiter (Vieraugenprinzip) die Angebote.

Mit Auftragsvergabe führte der Interim Manager alle Abteilungen rein fachlich, koordinierte die Lieferanten (Launchmanagement) und kümmerte sich um die Datenpflege im ERP-System.

Angebotsprozess beschleunigt – Aufträge generiert

Mit dem unvoreingenommenen Blick von außen konnte der Interim Manager sehr schnell Zeitfresser im Angebotsprozess identifizieren und in Form geänderter Arbeitsabläufe eliminieren. Die vorhandene IT-Struktur wurde effizienter genutzt, tägliche Projektteam-Meetings eingeführt und Anlaufkosten gesenkt. Im Ergebnis wurden aus unbearbeiteten Anfragen deutlich schneller Angebote. Aus mehreren dieser Angebote ergaben sich viele kleine und ein sehr großer Auftrag.

Mitarbeiter im Neukundenmanagement eingearbeitet

Aufgrund dieser Erfahrungen hat die Geschäftsleitung sich entschlossen, nicht nur einen, sondern zwei neue Mitarbeiter für das Neukundenmanagement einzustellen. Einen dieser Mitarbeiter arbeitete der Interim Manager während seines Projekteinsatzes ein.