Transformation einer Druckerei zu einem Full Service-Dienstleister

Das Projekt im Überblick:

• Potenzialanalyse in der Produktion und Entwicklung einer neuen Strategie
• Akquisition einer Partnerdruckerei und Integration einer Werbeagentur
• Organisation, Investitionsplanung und Baurealisierung für einen neuen Standort
• Effiziente Post-Merger-Integration der Partner am neuen zentralen Standort
• Mittelständische Druckerei wächst als Full Service-Dienstleister auch international
• Leistungsangebot von Werbeagentur, Druckerei und Fullfillment überzeugt die Kunden

Ein gut am Markt eingeführter mittelständischer Druck- und Medienbetrieb mit ca. 120 Mitarbeitern war über die Jahre am Standort gewachsen. Das Unternehmen war durch die Verteilung auf mehrere Gebäude wenig organisiert oder optimiert. Da der Kostendruck stieg, wollte der geschäftsführende Gesellschafter Potenziale zur Kostenoptimierung und Leistungssteigerung in der Produktion ermitteln lassen.

Potenzialanalyse in der Produktion und Entwicklung einer neuen Strategie

In seiner Analyse identifizierte der Interim Manager schnell einige Optimierungspotenziale. Jedoch stellte sich die Frage, wie weit die erreichbaren Ergebnisse in die Zukunft reichen würden. Daher stieß er einen Strategieentwicklungsprozess an, um die Zielrichtung der Optimierung und die Ausrichtung der Firma genauer zu definieren. Aus den neu entwickelten Wachstumszielen leitete der Interim Manager gemeinsam mit den Führungskräften ab, welches Portfolio zukünftig angeboten werden sollte. Gleichzeitig stimmte man ab, wie die dazu passenden Produktionsmittel und Prozessketten unter den Gesichtspunkten Wirtschaftlichkeit und Kapazität aussehen sollten. Dies wurde mit umfangreichen Auftragsstruktur-, Szenarien- und Wirtschaftlichkeitsanalysen unterlegt.

Basierend auf der neu definierten Strategie und den daraus entwickelten mittel- und langfristigen Wachstumszielen wurde schnell deutlich, dass sich diese sich am Standort nicht würden erreichen lassen. In mehreren Workshops mit den Abteilungsleitern aus der Produktion und der Geschäftsleitung entwickelte der Interim Manager passende Gebäudekonzepte. Zudem prüfte er, ob sich eines der definierten Konzepte durch teilweisen oder kompletten Abriss und Neubau am Standort realisieren ließe. Das erwies sich allerdings als nicht möglich.

Akquisition einer Partnerdruckerei und Integration einer Werbeagentur

Während des Planungsprozesses trat ein Unternehmer mit dem Wunsch an die Gesellschafter heran, sein Unternehmen zu verkaufen. Der Interim Manager war maßgeblich daran beteiligt, das zu übernehmende Unternehmen zu bewerten, um den Kaufpreis zu definieren. Zudem prüfte er die betriebswirtschaftliche und strategische Sinnhaftigkeit einer möglichen Integration. Auf dieser Basis entschieden die Gesellschafter, die Übernahme zu vollziehen.

Im nächsten Schritt passte der Interim Manager die zuvor erstellten Prozessplanungen und Gebäudekonzepte an die veränderten Anforderungen an und begann die Suche nach Grundstücken für einen Neubau. Da das Bauvorhaben im Umland einer Metropole zu realisieren war, dauerte die Suche einige Monate, bis vier mögliche neue Standorte ausgewählt waren. Der Interim Manager bewertete Platzverhältnisse, Erweiterungsmöglichkeiten, logistische und infrastrukturelle Anbindung sowie Erreichbarkeit und empfahl einen Standort.

Noch im Verlauf der Gebäudeplanung wurde ein Kooperationsvertrag mit einer Werbeagentur geschlossen, um den Wandel der Druckerei hin zu einem Full Service-Dienstleister voranzutreiben. Für den neuen Partner wurden zusätzliche Räumlichkeiten im Neubau eingeplant.

Organisation, Investitionsplanung und Baurealisierung für einen neuen Standort

Gleichzeitig mit Beginn der Baurealisierung begann die nächste Phase des Projektes: die Gestaltung und Optimierung der nun deutlich angewachsenen Organisation. Gemeinsam mit dem HR-Team und Führungskräften unterzog der Interim Manager Führungsstrukturen und Prozesse einer Feindefinition und passte Zuständigkeiten an.

Aufgrund der großen Distanz zum neuen Standort hatten einige Mitarbeiter bereits angekündigt, den Wechsel nicht mitzumachen. Um möglichst wenige der erfahrenen Mitarbeiter zu verlieren, wurden – so weit realisierbar - Remote-Anbindungen vorbereitet. In anderen Fällen organisierte der Interim Manager ein geordnetes Ausscheiden.

Gleichzeitig wurden die Betriebsmittel technisch überprüft und für den Umzug vorbereitet. An beiden Standorten wurden mehrere Maschinen überholt und auf den neuesten Stand gebracht. Zudem wurden veraltete Maschinen veräußert und durch moderne Maschinen ersetzt. Die strategische Investitionsplanung und Auswahl erfolgte entsprechend der zu erwartenden Restnutzungsdauer, betriebswirtschaftlicher Resultate und der Passung in die zuvor definierten Szenarien.

Effiziente Post-Merger-Integration der Partner am neuen zentralen Standort

Bereits vor dem Umzug in das neue Gebäude initiierte der Interim Manager zahlreiche Maßnahmen zur Integration der beiden Produktionsunternehmen. Dazu gehörten gemeinsame Projektbesprechungen, zeitweise Durchmischungen der Produktionsteams und die Koordination des Vertriebs. Neben der Abstimmung von Kundenbetreuung, Preisen und erweitertem Produktportfolio legte der Interim Manager großes Augenmerk auf die Datenportierung des zugekauften Unternehmens und organisierte die Schulung der Mitarbeiter in den neuen Systemen für Enterprise Resource Planning und Customer Relationship Management.

Mittelständische Druckerei wächst als Full Service-Dienstleister auch international

Über die Dauer von etwa zwei Jahren formte der Interim Manager aus der klassischen mittelständischen Druckerei einen Full Service-Dienstleister, der schnell überregional bekannt und erfolgreich wurde. Innerhalb kurzer Zeit wurden zusätzliche Vertriebsbüros eröffnet und eine Kooperation mit einer asiatischen Großdruckerei etabliert.

Leistungsangebot von Werbeagentur, Druckerei und Fullfillment überzeugt die Kunden

Das Setup am neuen Standort bildete bezüglich Effizienz und Stand der Technik eine neue Referenz in der Region. Dieser Vorteil konnte schnell zur Akquise neuer Kunden und Kooperationspartner genutzt werden. Zusätzlich werden regelmäßig Seminare für Schulen, Hochschulen, Fachabteilungen großer Kunden und Interessenten angeboten, um das Leistungsangebot des Unternehmens darzustellen und Fachwissen zu vermitteln. So konnten u.a. mehrere Großkunden gewonnen werden, die das nun vereinigte Leistungsangebot von Werbeagentur, Druckerei und Fullfillment dankbar annehmen.

Die Rationalisierung und Digitalisierung der Prozesse ermöglichte es, den Personalbestand deutlich anzupassen und sehr nennenswerte Kosteneinsparungen zu realisieren. Das Unternehmen, obwohl in einer eher krisenanfälligen Branche beheimatet, steht heute sicher und erfolgreich im Markt. Die aus der Transformation engen Beziehungen zum Interim-Manager sorgen auch heute noch für gelegentliche Konsultationen zu strategischen und operativen Fragen.