Einführung eines neuen General Ledgers in internationalem Konzern

Das Projekt in Stichworten:

• Rechtskonforme Umstellung von DATEV auf Unit4 gewährleisten
• Neues General Ledger befriedigt Informationsbedürfnisse aller Stakeholder
• General Ledger Software geht termingerecht erfolgreich live
• Proaktive Kommunikation trägt wesentlich zum Projekterfolg bei

In diesem Mandat übernahm der Interim Manager die Aufgabe, als Projektleiter eine konzernweite Buchhaltungssoftware (Unit4) für die deutschsprachigen Gesellschaften des Auftraggebers in der DACH-Region einzuführen. Der britische Versicherungskonzern hatte zu diesem Zeitpunkt 3.800 Mitarbeiter und setzte 550 Mio. £ um. Die neue General Ledger Software wurde von der Konzernmutter angeschafft und sollte nach und nach in allen Gesellschaften weltweit implementiert werden. Für diese Arbeit wurde bei einem Tochterunternehmen eine Fachkraft als direkter Mitarbeiter des Interim-Managers eingestellt. Zudem führte der Interim Manager 4 Mitarbeiter aus dem Finanz- und Verwaltungsbereich der deutschen Niederlassung fachlich.

Rechtskonforme Umstellung von DATEV auf Unit4 gewährleisten

Die Hauptaufgabe bestand darin, die Software an lokale und konzernweite Standards der englischen Muttergesellschaft anzupassen. Dazu gehörte unter anderem:

• Unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften und -philosophien vereinen
• Arbeitsmethoden der britischen Mutter und der deutschen Tochter zusammenführen
• Umstellung des General Ledger Systems von DATEV auf Unit4 gewährleisten

Die deutschen Gesellschaften hatten keinerlei Projekterfahrung in diesem Bereich. Hier galt es, starke Vorbehalte – insbesondere zu Leistungsfähigkeit und Ausgestaltung des Softwaresystems - abzubauen und Akzeptanz zu erreichen. Ferner waren wegen der komplizierten Strukturen deutsche Vorsysteme mit der neuen Software Unit4 abzustimmen und Schnittstellen zu schaffen.

Neues General Ledger befriedigt Informationsbedürfnisse aller Stakeholder

Mit seiner umfassenden Expertise im handels- und steuerrechtlichen Bereich trug der Interim Manager erheblich dazu bei, dass die Erfordernisse der deutschen Rechnungslegung erfolgreich eingeführt werden konnten. Damit sind die Informationsbedürfnisse der Muttergesellschaft, der Gesellschafter und potenzieller Investoren erfüllt. Gleichzeitig wird den Transparenzbedürfnissen der deutschen Steuer- und Rechnungslegungsgesetze genüge getan.

Der Interim Manager übernahm es auch, die Einführung und Umsetzung des neuen General Ledgers mit dem Steuerberater der DACH-Gesellschaften und den deutschen Finanzämtern abzustimmen. Zudem führte er neue Prozesse in der Buchhaltung ein. Die Personalplanung richtete er so aus, dass wichtige Rollen mindestens doppelt besetzt sind, damit Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit nicht unerledigt liegen bleiben.

Proaktive Kommunikation trägt wesentlich zum Projekterfolg bei

Da das britische Zentralteam zeitgleich mit dem Rollout in Asien und Amerika stark ausgelastet war, stand das zentrale Entwicklungsteam nicht immer zur Verfügung. Dadurch verzögerten sich Freigaben und Rollendefinitionen mitunter. Der Interim Manager konnte diesen Nachteil durch intensive proaktive Kommunikation ausgleichen. Dazu gehörten nahezu tägliche Videokonferenzen sowie zahlreiche Reisen zwischen London und Köln. Gleichzeitig setzte er seine kommunikativen Fähigkeiten mit großem Erfolg dazu ein, die Mitarbeiter der DACH-Gesellschaften zu integrieren, zu motivieren und fachlich aufzubauen.

General Ledger Software geht termingerecht erfolgreich live

Zum Ende des Interim Mandats waren die Herausforderungen gemeistert. Die General Ledger Software ging zum geplanten Termin nach einem Jahr live. Die Mitarbeiter sind geschult. Die Software erfüllt ihre Aufgaben gut. Stete Verbesserungen sind im Gange. Die Geschäftsführung und die Mitarbeiter sind zufrieden.