Payrollprozesse nach Ausfall stabilisieren

Das Projekt in Stichpunkten:

• Abwicklung von Payroll-Sonderfällen außerhalb der bestehenden Prozesse im Kontakt mit Mitarbeitern und allen beteiligten internen und externen Ansprechpartnern
• Fachliche Steuerung des HR Operationsteams
• Unterstützung bei Betriebsprüfung/Abschlussbericht‚ (Finanzamt, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft)
• Unterstützung bei der Optimierung des bestehenden Abrechnungssystems
• Allgemeine Fehlerbehebungen, Prüfung, Behebung von Inkonsistenzen u. Schnittstellen wie z.B. Kontenfindung von HR zu FI/CO mit Kostenstellenzuordnungen, Lohnartensteuerung.
• Beurteilung aller sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Fragestellungen im Unternehmen

Nach einem Ausfall des HR Operations Team und einer problembehafteten Auslagerung der Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister, erhielt der Interim Manager das Mandat, die Payrollprozesse zu stabilisieren. Auftraggeber war ein forschendes Arzneimittelunternehmen. Das Unternehmen ist rund um den Globus aktiv und gehört zu den Top 20 Pharmaherstellern mit weltweit 17.000 Mitarbeitern. Der Payroll-Experte berichtete direkt an die Personaldirektorin am Standort München.

Fehler und Differenzen in der Payroll beheben

Zu Beginn des Interim Mandates hatte der Kunde einen Ausfall des gesamten HR Operations Teams und die problembehaftete Auslagerung der Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister zu verkraften. Daher konnten die über 6 bis 8 Monate aufgelaufenen Fehler und Folgefehler nicht mit den zuvor dafür zuständigen Mitarbeitern aufgearbeitet werden. Daher mussten zu Beginn des Interim Mandates zunächst die Payroll-Prozesse analysiert werden. Gleichzeitig galt es, schnellstmöglich die regelmäßige Gehaltsabrechnung sicherzustellen. Und das mit einer produktiven Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Folgeaktivitäten und Reporting.

Projektziel war es also, die aufgelaufenen Fehler und Differenzen in der Payroll zu beheben und den laufenden Payrollprozess zu stabilisieren. Darüber hinaus war es notwendig, die internen Prozesse im HR Operations Team zu überarbeiten. Durch den Weggang von Mitarbeitern musste ein neues Team aufgebaut werden. Die Grundlage für das neue Team musste zuallererst geschaffen werden. Zudem war es notwendig, die Qualität der Abrechnung intern durch Maßnahmen wie z.B. JSOX Prüfungen zu verbessern.

Komplexe Abstimmung in internationalen Zusammenhängen

Der Interim Manager wurde als Interim Abteilungsleiter und Experte für Payroll eingesetzt. Er leitete zudem zwei externe Kräfte an. Gemeinsam arbeitete das Team die mitunter sehr undurchsichtigen Fälle und Fehler auf. Diese Aufklärung erwies sich häufig als sehr komplex. Beispielsweise war es erforderlich, sich in regelmäßigen Telefonkonferenzen mit dem Headquarter in UK und dem Abrechnungsdienstleister in Tschechien abzustimmen.

Bei der fordernden Arbeit profitierte das Team sehr davon, der der HR Interim Manager durch seine wertschätzende und motivierende Führung ein „Wir Gefühl“ vermittelte und somit eine positive Arbeitsatmosphäre mit hoher Motivation sicherstellte.

Weitere Payroll-Strategie

Zu den Aufgaben des Payroll-Experten gehörte es ferner, die Entscheidung über einen neuen Payroll-Dienstleister vorzubereiten. Er erstellte ein Benchmark in Form einer Kostenanalyse pro Abrechnungsfall. Angebotseinholung und -vergleich, eine Leistungsbeschreibung mit Lasten- und Pflichtenanforderung sowie die zukünftige Strategie der Entgeltabrechnung im BPO Service/Outsourcing zählten ebenfalls zum Leistungsumfang.

Ein weiteres Teilprojekt war es, die Weiterverrechnung von Leistungen im Konzern zu initiieren. Dazu war es erforderlich, diese Leistungen und Kostenweiterbelastungen an verbundene Unternehmen mit Kalkulationsschemen zu ermitteln, zu kalkulieren und zu erstellen – inklusive eines monatlichem Monitorings und vierteljährlicher Rechnungsstellung. Dazu gehörte es auch, internationale Assignments der Mitarbeiter und der entsendeten Mitarbeiter zu erstellen. Dies diente als Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem Headquarter, Finance und den HR Businesspartnern/Personalleitern der Affiliates.

Aufarbeitung mit Wirtschaftsprüfern

Als weiteres Teilprojekt wurde es notwendig, als Zwischenlösung die Abrechnungsfälle von entsendeten Mitarbeitern an einen weiteren Dienstleister auszulagern. Das beinhaltete unter anderem Korrekturrückrechnungen entsprechend den länderspezifischen Besteuerungsabkommen. Dies war erforderlich, weil der bisherige Dienstleister für Business Prozess Outsourcing (BPO) die Entsendungsfälle nur unzureichend behandelt hatte.

Praktische und effiziente Payroll-Lösungen herbeigeführt

Der Interim Manager konnte praktische und effiziente Lösungen herbeiführen sowie mit positivem Beispiel im Umgang mit den Mitarbeitern und Ansprechpartner überzeugen. Im Projekt konnte ein sehr guter Status im Bezug auf die Stabilisierung und Fehlerbehebung in der Gehaltsabrechnung sowie in den weiteren Tätigkeitsfeldern im Bereich HR Operations hergestellt werden, der den hohen Qualitätsansprüchen entsprach. Somit konnte den Mitarbeitern wieder ein Service in den verschiedensten Fragestellungen angeboten werden. Auch die Rückmeldungen von Mitarbeitern und Führungskräften in der Zusammenarbeit sowie Falllösungen waren durchweg sehr positiv. Der Beratungsauftrag wurde mehrfach verlängert. Der Auftraggeber sprach für den Payroll-Experten und den vermittelnden Provider eine uneingeschränkte Weiterempfehlung aus.