Payroll-Anpassungen bei einem Merger

Das Projekt in Stichpunkten:

• Projektcontrolling „Betriebsübergänge der Gesellschaft in der Umsetzung im Entgeltabrechnungssystem mit SAP“
• Projektcontrolling: „Schnittstellenprogrammierung SAP HR in SAP ERP“
• Übernahme und Betreuung der kompletten Entgeltabrechnung
• Benchmarkerstellung für zukünftige Strategie der Entgeltabrechnung
• Allgemeine Fehlerbehebungen, Prüfung von Inkonsistenzen u. Schnittstellen wie Kontenfindung zu FI/CO.

Der Payroll-Experte und HR Interim Manager wurde als Projektcontroller vor & während eines Merge der Betriebsübergänge der Gesellschaft eingesetzt, um die Entgeltabrechnung mit allen Vor- und Nachfolgetätigkeiten zu den Abrechnungsläufen mit SAP sicherzustellen. Auftraggeber war die Valmet Automotive Gruppe mit Hauptsitz in Finnland. Valmet ist ein weltweit operierender Automobilzulieferer und Partner im Bereich Ingenieur-, Fertigungs- und Beratungsdienstleistungen mit mehr als 5.500 Mitarbeitern in Finnland, Deutschland, Spanien und Polen. In Deutschland beschäftigt Valmet Automotive im Bereich Engineering aktuell rund 1.000 Mitarbeiter. Im Jahr 2017 wurde weltweit ein Umsatz in Höhe von 550 Mio. € erzielt. Der Interim Manager Payroll HR berichtete direkt an die Personaldirektorin am Standort Bad Friedrichshall.

Strategie der Entgeltabrechnung

Ausgangssituation der Beauftragung war, dass der zuvor beauftragte Interim Manager abgelöst werden sollte, weil er spezielle Expertise in SAP HR nicht darstellen konnte. Dazu kam, dass die aktuelle Payrollspezialistin/Abrechnungsleiterin das Unternehmen kurzfristig verließ und ein Merger bevorstand. Dies brachte Betriebsübergänge in der Gesellschaft mit sich.

Um die kommende Auslagerung der Abrechnungsfälle zu einem BPO Dienstleister ermöglichen, mussten ein Lasten- und Pflichtenheft, Meilensteine und Abnahmen sowie Testläufe definiert werden. Dafür wiederum war vorab ein Benchmark zu erstellen als Grundlage für die Entscheidung über die zukünftige Strategie der Entgeltabrechnung (Outsourcing, Teiloutsourcing oder komplett intern belassen).

Komplette Entgeltabrechnung übernommen

Als vorrangigste Aufgabe galt es, die komplette Entgeltabrechnung zu übernehmen. Dazu zählte unter anderem:

• Produktive Organisation aller Vorarbeiten mit laufenden- und wiederkehrenden Be- und Abzügen
• Sonderzahlungen wie Weihnachtgratifikation
• Entgeltbelege und nachgelagerte Funktionen mit SAP und Query`s
• Reporting, Abweichungsanalyse und JSOX Prüfungen nach internen Qualitätskriterien
• Allgemeine Fehlerbehebung, Prüfung von Inkonsistenzen und Schnittstellen wie Kontenfindung zu FI/CO.

Hinzu kam ein Teilprojekt der Zeitwirtschaft, für das der Interim Manager auch das Controlling übernahm. Das Projekt „Schnittstellenprogrammierung SAP HR in SAP ERP“ beinhaltete auch Schulungsunterstützung bei der Einführung des E-Stundenzettels in der Zeitwirtschaft mit ESS/MSS Service (Manager & Employee Self-Services) mit Buchung in SAP.

Abrechnungsfälle erfolgreich an neuen BPO Dienstleister

Das Ziel der produktiven Organisation und Durchführung sowie Nachbereitung der laufenden Entgeltabrechnung und des Reportings wurde erfolgreich übernommen. Die Kontenfindung und die Schnittstelle der digitalen Darstellung im ESS/MSS Service der Zeitwirtschaft wurden erfolgreich optimiert. Der Merger sowie die Betriebsübergänge mit Auslagerung der Abrechnungsfälle zu einem neuen BPO Dienstleister konnten erfolgreich hergestellt und übergeben werden.