Leitung Payroll bei einem internationalen Zertifizierer

Das Projekt in Stichworten:

• Vakanzüberbrückung der Payroll als Mandatseinstieg
• Ausweitung der Interim-Rolle zur kurzfristigen Stabilisierung der Payroll
• sukzessive und nachhaltige Optimierung der Payrollprozesse
• systematische Einbindung der Führungskräfte und Mitarbeiter in den Veränderungsprozess.

In diesem Projekt übernahm der HR Interim Manager die Leitung der Payroll für Deutschland mit 7 Mitarbeitern bei einem internationalen Zertifizierer mit weltweit 7.000 Mitarbeitern. Zu Beginn des Mandates stand eine klassische Überbrückungsaufgabe im Vordergrund: Die langjährige und sehr erfahrene Abrechnungschefin blieb nur noch kurz an Bord, um dann wie geplant in den Ruhestand überzugehen. Um eine solide Einarbeitung zu gewährleisten, wurde der Rekrutierungsprozess für eine Nachfolge bereits frühzeitig eingeleitet. Leider war noch kein passender Kandidat identifiziert. Mit dem HR Interim Manager sollte diese Vakanz überbrückt werden, um die Stabilität der Payroll für die Übergangsphase vom Ausscheiden der Expertin bis zur Einarbeitung eines Nachfolgers zu gewährleisten.

In der Payroll arbeiteten langjährige und erfahrene HR-Kollegen, die das Unternehmen hervorragend kannten und deshalb gerne von Mitarbeitern aus den Fachbereichen als Ansprechpartner auch für nicht entgeltrelevante Fragen genutzt wurden.

Neuausrichtung in der Transitionsphase

Kurz vor dem Interim-Einsatz war eine umfassende Neuausrichtung des HR-Bereiches angestoßen worden. Das Modell mit neuen Prozessen, Rollen und Aufgaben steckte zu Beginn des Interim Mandats noch in der Transitionsphase. HR-Kollegen und Führungskräfte sowie Mitarbeiter aus den Fachbereichen nutzten das Payrollteam als Orientierungshilfe für die HR-Neuorganisation. Dadurch konnte sich die Payroll erst kurz vor dem monatlichen Abrechnungslauf wieder voll auf abrechnungsrelevante Themen konzentrieren, zum Nachteil für die Qualität der Abrechnungen. Der Schwerpunkt des Interim Einsatzes richtete sich mit höchster Priorität auf die kurzfristige Sicherstellung und Optimierung der Qualität und Zuverlässigkeit der Abrechnungsprozesse.

In kurzer Zeit gelang es dem Interim-Manager, die gewohnte Qualität der Payrollprozesse wieder herzustellen durch:

• Entrümplung der Payrollprozesse, Verlagerung nichtentgeltrelevanter Themen in entsprechende Abteilungen, damit wieder Konzentration der Payroll auf die Kernaufgaben
• Einführung von Regelmeetings mit dem Payrollteam und den Personalreferaten
• Etablierung einer 3-tägigen Freeze-Phase vor dem monatlichen Abrechnungslauf: In dieser Zeit wurden die Abrechner nicht mehr von den Fachbereichen „gestört“, Änderungen für die aktuelle Abrechnung wurden nur über Eskalation in Ausnahmefällen angenommen.
• Einführung einer Software zur automatischen Überprüfung des Abrechnungslaufs.

Besonders hervorzuheben war die Information und Kommunikation im Change-Prozess mit eigenen Mitarbeitern, Experten und Führungskräften. Die erledigte der HR Interim Manager systematisch, kontinuierlich und gezielt.

Das Abrechnungsteam fand es einerseits zwar schade und etwas einschränkend, kaum noch für über Entgelthemen hinausgehende Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Andererseits wurde die Entlastung für den Einzelnen im Team deutlich spürbar durch die Schärfung der Abrechnungsrolle. Die Wertschätzung, Abrechnungsthemen wie gewohnt in hoher Qualität abzuliefern, war ein weiterer positiver Aspekt.