Internationale Payroll-Prozesse bei starkem Wachstum (Luxus-Mode)

Das Projekt in Stichworten

• Zukunftssichere Gestaltung der Payroll-Prozesse in einem Wachstumsunternehmen
• Minimierung von Haftungsrisiken
• Erfolgreiche Einarbeitung eines Payroll-Verantwortlichen.

Bei einer von Europas führenden Adressen für High-end-Fashion wurde die Interim Managerin als Expertin beauftragt, die Payrollprozesse sicherzustellen, bis ein Mitarbeiter in Vollzeit gefunden wurde. Im Zuge des Mandats ergab sich weiterer Beratungsbedarf.

Das Einsatzunternehmen:

Das Einsatzunterunternehmen ist 1987 als Mode-Einzelhandel im Luxus-Segment gegründet worden. 2014 verkauften die Gründer an eine amerikanische Kaufhauskette, um vor allem online weiter wachsen zu können. Neben dem Online-Handel besteht das ursprüngliche Einzelhandelsgeschäft mit 30 Mitarbeitern weiter.

Der Umsatz des Gesamtunternehmens lag in 2014 bei ca. 100 Millionen Euro. Es hat mehr als 500 Mitarbeiter aus etwa 50 Nationen. Zum Zeitpunkt des Interim Mandats wurden monatlich etwa 25 Stellen neu besetzt. Das Personal ist jung, dynamisch, international (ca. 50 Nationalitäten) sowie anspruchsvoll – Generation Y in Reinkultur. Jedoch großteils – bedingt durch die Altersstruktur - wenig erfahren. Und wie junge Unternehmen es lieben, viele Praktikanten, Werkstudenten, Minijobber, befristete Arbeitsverträge und den damit einhergehenden arbeitsrechtlichen Themen, wie Mindestlohn, Arbeitszeitdokumentation und spezielle Anforderungen aus dem Teilzeitbefristungsgesetz.

Auftrag geplant als reines Vakanzprojekt:

Durch den Unternehmensaufkauf kam es 2014/2015 zu Wechseln in der Geschäftsführung und der Personalleitung sowie zu Mitarbeiterfluktuation in der Personalabrechnung. Die Lohnabrechnung wurde lange Zeit durch eine interne Vollzeitkraft abgewickelt, die jedoch ebenso 2014 das Unternehmen verließ. Seither war die Vakanz zwar ausgeschrieben, konnte jedoch nicht besetzt werden. Eine Überbrückung wurde durch eine Mitarbeiterin einer Steuerkanzlei mit 1 Tag/Woche Anwesenheit funktionell stark eingeschränkt gewährleistet.

Mit Beginn des Interim Mandats war geplant, dass die Payroll-Expertin die Abrechnung interimistisch mit einem durchschnittlichen Zeiteinsatz von 2 Tagen/Woche übernimmt. Ziel war es, die monatliche Abrechnung sowie Tätigkeiten in Zusammenhang mit der Abrechnung z.B. Bescheinigungswesen, Korrespondenz mit Krankenkassen und Finanzämtern für das Unternehmen sicherzustellen, bis ein festangestellter Mitarbeiter in Vollzeit gefunden wurde.

Nach einer kurzen Einarbeitungszeit war schnell klar, dass der Zeitaufwand aufgrund komplexer Themen in der Personalabrechnung höher sein würde. Bedingt durch die vielen Arbeitskräfte aus dem Ausland (auch Nicht-EU-Ausland) war der administrative Aufwand im Bereich Personal hoch. Dies galt umso mehr, als es keine unternehmensweiten standardisierten Abläufe und Regelungen gab, sondern vielmehr oftmals sehr individuell je Mitarbeiter entschieden wurde. Auch dies konsumierte durch ständiges Nachfragen ein sehr hohes Zeitbudget.

Zusätzlich zu der beauftragten operativen Tätigkeit, stellte die Interim Managerin mit ihrer Expertise mehrere Aspekte der Lohnabrechnung auf ein solides rechtliches Fundament:

Erstmalige Berechnung des geldwerten Vorteils bei n nach §8 Abs. 3 EStG, Berücksichtigung des 4%-igen Bewertungsabschlags sowie der steuerlichen Freibeträge. Versteuerung der übersteigenden Beträge in Abrechnung sowie Umsetzung technisch in

Erstmalige Auszahlung von Jubiläumsgutscheinen/ (Klärung der lohnsteuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Auszahlungsmöglichkeiten zum Vorteil für den Mitarbeiter; §37b EStG, Berechnung der pauschalen Lohnsteuer, Tragung der Sozialversicherung und Umsetzung für alle Mitarbeiter in DATEV

Klärung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung der internationalen Einkäufer, die ihren Wohnsitz von Deutschland nach Großbritannien verlegt haben. Aufgrund der festgestellten beschränkten Steuerpflicht und wirtschaftlichen Arbeitgeber in Deutschland musste monatlich eine Aufteilung des Arbeitslohns Deutschland/GB/andere Länder erfolgen. Daraufhin musste Lohnsteuer anteilig in Deutschland sowie Großbritannien sowie Sozialversicherung in Großbritannien abgeführt werden.

Teil-Outsourcing des Bereichs Payroll international – internationale Einkäufer

Dieser Aufgabenbereich wurde bisher komplett selbst von der Firma wahrgenommen. Aufgrund der komplexen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung und den damit verbundenen Fehlerquellen - ein großes Haftungsrisiko.

Die Payroll-Expertin beriet die Personalleitung dahingehend, das ganze Thema extern an ein auf Auslandslohnthemen spezialisiertes Unternehmen zu vergeben, das die korrekte Berechnung des anteiligen Lohns sowie die komplette Berechnung und Abführung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an die deutschen und britischen Behörden übernimmt. Nach der Entscheidung für das empfohlene Teil-Outsourcing, wurde der gesamte Prozess unter Leitung der Interimmanagerin erfolgreich an den externen Dienstleister übergeben. Dadurch wurde nicht nur die Personalabteilung des Unternehmens wesentlich entlastet, sondern auch das Haftungsrisiko erheblich minimiert.

Beratung zu Personalressourcen Payroll

Die Analyse der Payroll-Expertin ergab, dass die Fülle an unterschiedlichen Fachthemen in dem Sachgebiet nicht mit einer Teilzeitkraft zu bewältigen ist. Die Personalabteilung musste langfristig in der Abrechnung mit mindestens 2 Mitarbeitern besetzt sein, auch um sich bei Krankheit und Urlaub vertreten zu können. Es konnte aufgrund des Teil-Outsourcings leichter ein geeigneter festangestellter Mitarbeiter gefunden werden, da sich das Anforderungs-Profil an den geeigneten Kandidaten verändert hat. Das Unternehmen sucht seit diesem Jahr (2017) zudem einen zusätzlichen Mitarbeiter in Teilzeit.

Payroll und andere nachgelagerte Prozesse als Erfolgsfaktoren

Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass Unternehmen mit hohen Wachstumsraten vorrangig Positionen besetzen, die direkt in Zusammenhang mit Umsatz und Auftragsakquise stehen. Hier wird vergessen, dass der Administrationsbedarf in nachrangigen Prozessen wie Auftrags- oder Personaladministration und -betreuung ansteigt. Oftmals sind es genau diese sekundären Positionen, die aber über langfristigen Erfolg des Unternehmens entscheiden. Kunden oder Mitarbeiter, die sich nicht gut betreut fühlen, wechseln schnell wieder das Unternehmen. Während des Interim Mandates wuchs die Personalabteilung um mehr als das Doppelte – Fokus Recruiting. Aber keine einzige zusätzliche Position im Bereich der Personalsachbearbeitung bzw. -betreuung wurde geschaffen.

Ergebnis: Fehlerquote gesenkt – Haftungsrisiken minimiert

Die Auftraggeberin war sowohl mit der Weiterentwicklung der Personal-Prozesse bei laufendem Geschäft, dem erfolgreichen Abschluss des Projektes Externalisierung ausländischer Lohnabrechnung sowie der Einarbeitung des Nachfolgers hoch zufrieden und würde die Interim-Managerin bei entsprechenden Themen wieder an Bord holen.