Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg von Unternehmen. Daher empfiehlt es sich, den gewünschten Zustand regelmäßig mit der wahrgenommenen Realität abzugleichen und die Mitarbeiter zu befragen. Wie Sie bei Mitarbeiterbefragungen am besten vorgehen, erklärt dieser Beitrag.
Mitarbeiterbefragungen signalisieren Wertschätzung
Mitarbeiter sind das Kapital eines jeden Unternehmens. Ihre Arbeit, ihr Engagement und ihre Motivation sind die Basis für einen langfristigen und stabilen Unternehmenserfolg. Umso wichtiger ist es also, diese Mitarbeiter so lange wie möglich an das Unternehmen zu binden und für Anerkennung, Wertschätzung und befriedigende Arbeitsinhalte zu sorgen. Das gelingt unter anderem, indem Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wertschätzend begegnen. Ein Mittel dazu sind Mitarbeiterbefragungen.
Anlässe und Ziele von Mitarbeiterbefragungen können sehr unterschiedlich sein. Zu Beginn muss darum die Zielsetzung genau geklärt werden. Dies ist Grundvoraussetzung für eine adäquate Instrumentenentwicklung und stringente Vorgehensweise, die zum einen die Erfassung der erwünschten Informationen, aber auch die Ergebnisauswertung und -interpretation bis hin zur Ableitung von Maßnahmen und deren Umsetzung sicherstellt.
Schon kleine Fehler gefährden das Vertrauen der Befragten
Befragungen sind ein sensibles Instrument. Sie müssen professionell konzipiert, geplant und durchgeführt werden: Selbst einmalige, kleine Fehler können zu einem erheblichem Akzeptanz- und Vertrauensverlust bei den Befragten führen. Das bedeutet im Allgemeinen, dass die erhobenen Daten kaum mehr nutzbar sind und das Instrument der Befragung durch das „kollektive Gedächtnis“ der Belegschaft auf lange Zeit disqualifiziert wurde.
Frühzeitig Einbindung von Mitarbeitern verbessert die Akzeptanz
Zunächst empfiehlt es sich, eine Projektgruppe aus Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche, dem Betriebsrat und – soweit vorhanden – dem Qualitätsmanagement-Beauftragten zu bilden, die die gesamte Befragung plant und begleitet. Neben einer solchen „Kerngruppe“ sollten alle Personen, die im späteren Prozess Maßnahmen ableiten und umsetzen, an der Instrumentenfestlegung und -entwicklung beteiligt werden. Damit ist gewährleistet, dass die Erhebung von Beginn an von einer größeren Anzahl von Mitarbeitern im Unternehmen getragen und nicht als von außen „übergestülpte“ Aktion angesehen wird.
Anonymität: Rückschlüsse auf Einzelne sind ein absolutes Tabu
Um eine hohe Beteiligung zu erhalten, ist es von zentraler Bedeutung, alle Mitarbeiter frühzeitig und umfassend über die Aktion zu informieren. Gängige Medien sind z.B. Aushänge, Bekanntmachungen in der Betriebszeitung und/oder im Intranet sowie Informationsveranstaltungen.
Mit welchen Instrumenten die Befragung durchgeführt wird (schriftlich oder mündlich, online/DV-gestützt, mit Interviews oder Fokusgruppen), hängt von zahlreichen Faktoren ab. Dazu spielen die Intentionen der Befragung (quantitative Vollständigkeit vs. qualitative Tiefe) ebenso eine Rolle wie die Größe und Struktur des Unternehmens. In jedem Fall muss sichergestellt und glaubwürdig transparent gemacht werden, dass die erhobenen Daten nicht auf Einzelpersonen rückgeführt werden können (Anonymitätszusicherung).
Ergebnisse unbedingt transparent machen | Gemeinsam Lehren ziehen
Die konkrete Umsetzung hängt in erster Linie vom gewählten Befragungsinstrument ab. In jedem Fall sollte genügend Zeit für eine eventuelle Nachfassaktion eingeplant werden, falls sich die Beteiligungs- bzw. Rücklaufquote als zu gering herausstellt. Eine anzustrebende Beteiligungsquote liegt zwischen 60 und 70 Prozent, als gut anzusehen ist eine Beteiligung über 75 Prozent.
Wichtig ist auch ein schnelles Feedback der Befragungsergebnisse. Es erfolgt in der Regel über die gleichen Kommunikationskanäle wie die Ankündigung. Auch Betriebsversammlungen bieten sich für die Präsentation an. Neben den reinen Ergebnissen sollten dabei in jedem Fall auch schon Aussagen zur weiteren Vorgehensweise präsentiert werden.
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