Europaweite Harmonisierung der HR-Prozesse

Das Projekt in Stichworten

• Aufbau professioneller HR Prozesse, Strukturen und Standards für 8 Länder und Aufbau der Ressourcen und Kompetenzen
• Integration von 13 Standorten in eine globale Organisation
• Aufbau eines Employer Branding und eines professionellen Recruitings zur Verbesserung der Personalsituation
• Befähigung von Fach- und Führungskräften
• Herstellen von Transparenz und so weit möglich Vereinheitlichung der Arbeitsbedingungen über 8 Länder
• Zentralisierung der Abrechnung hin zu zunächst einem Dienstleister pro Teilregion mit dem Ziel des single sourcing

Schule. Kennt jeder und kann jeder etwas dazu sagen. Das beschreibt die Ausgangssituation in diesem spannenden Projekt. Der Kunde war die internationale Trägerorganisation eines globalen Schulverbandes. Es ging darum, für 13 Schulen in 8 europäischen Ländern eine einheitliche Personalfunktion mit hoher Beratungs- und Fachkompetenz sicherzustellen. Schwerpunkte waren im Wesentlichen Recruiting, Personalmanagement und Personalentwicklung.

Gegründet wurden die Schulen jeweils von lokalen Schulvereinen. Diese betreuen das Personalwesen seit der Gründung mit Hilfe von ehrenamtlichen Mitarbeitern. Im Zuge der Vereinheitlichung des Verbandes zu einer Organisation mit einheitlichem Markenauftritt und durchgängiger Organisationsstruktur wurde die Stelle eines globalen HR Directors mit Sitz in Auckland/NZ geschaffen und besetzt. Alle Strukturen und Funktionen, die zu einer multinationalen Organisation gehören, sind weiterhin im Aufbau begriffen. Für Europa übernahm der Interimmanager die Funktion als Regional Director HR Europe.

HR Strategie für Europa erarbeiten

Die Aufgabe für Europa bestand auf der einen Seite darin, eine klare Strategie für die gemeinsame Ausrichtung herauszuarbeiten. Gleichzeitig galt es, 8 verschiedene Jurisdiktionen und 13 kleine „Familienunternehmen“ unter einen Hut zu bekommen. Der Interim Manager war also gleichzeitig Manager des Integrationsprozesses. Die lokalen Schulen werden durch die Vertreter der Elternvereine - in der Regel selbstständige Unternehmer - geführt. Auch diese galt es zu managen.

Als Erstes ging es darum, rasch einen Überblick zu bekommen. Was ist an den 13 Standorten vorhanden? Wie wird dort gearbeitet? Wer sind die Ansprechpartner? Wo befinden sich Dokumente? Welche professionelle Unterstützung wird in Anspruch genommen? Außerdem musste eine möglichst hohe Übereinstimmung bei der Zielsetzung und in der operativen Arbeit mit den lokalen, regionalen und globalen Auftraggebern erzielt werden. Denn, jeder innerhalb der Organisation versteht sich als Auftraggeber. Hier hilft - wo immer möglich - die Kommunikation in der jeweiligen Landessprache enorm weiter. Diese Anforderung erfüllt der Interim Manager in besonderer Weise. Er spricht fließend Englisch, Spanisch und Französisch.

Prozesse und Strukturen definieren

Die hohe Eigenständigkeit der lokalen Organisationen und die sich noch in der Entwicklung befindliche und weit entfernte Zentralorganisation haben im Laufe des Projektes immer wieder besondere Herausforderungen präsentiert. Im weiteren Verlauf des Projektes ging es darum, so weit als möglich, Standards in Prozessen, Strukturen (Arbeitszeitmodelle, Gehaltsstrukturen, Zielvereinbarungen) und Dokumenten (Arbeitsverträge, Richtlinien, Staff handbook) zu erarbeiten. Gleichzeitig galt es, die lokalen Vertreter der Organisation (Schulleiter und Ehrenamtler) professionell zu befähigen. Hier konnten erste Schritte hin zu einer einheitlichen Vertragsstruktur unter Berücksichtigung der Anforderungen der jeweiligen Jurisdiktionen gegangen werden. Begleitet wurde dies von der operativen Arbeit in den einzelnen Prozessen. Das galt insbesondere für das Recruiting von Führungspositionen in der regionalen Organisationsstruktur. Weitere Schwerpunkte waren die Einführung von Prozessen für Zielvereinbarungen sowie Entwicklung und Training der betroffenen Führungskräfte.

Das sehr komplexe Projekt konnte der Interim Manager nach zehn statt der geplanten sechs Monate an einen dauerhaften Personalleiter übergeben. Die Suche hatte sich aufgrund der komplexen Anforderungen des Projektes und der besonderen Herausforderungen als sehr schwierig herausgestellt.