Digitale HR-Transformation in medizinischem Versorgungszentrum
HRIS | Bewerbermanagementsystem | Digitale Dienstplanung
- Veraltete Prozesse und ungeeignete digitale Lösungen binden zu viele Ressourcen
- Recruiting durch digitales Bewerbermanagementsystem professionalisiert
- Einführung eines Human Resources Information Systems (HRIS)
- Einführung eines modernen Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystems
- Digitalisierung beschleunigt Prozesse und senkt Fehlerquoten entscheidend
- Digitale Dienstplanung steigert Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Ein medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) der Radiologie mit mehreren Standorten im norddeutschen Raum und rund 700 Mitarbeitenden plante die Modernisierung der Personalarbeit. Daher beauftragte das Unternehmen den Interim Manager mit der Digitalisierung zentraler Prozesse. Dazu gehörten die Einführung eines HR-Informationssystems, eines Bewerbermanagementsystems und einer digitalen Dienstplanung.
Veraltete Prozesse und ungeeignete digitale Lösungen binden zu viele Ressourcen
Als der Interim Manager das Mandat 2023 antrat, kämpfte die HR-Abteilung mit einer fragmentierten IT-Landschaft aus mitunter wenig geeigneten Einzellösungen. Insbesondere die Dienstplanung war sehr zeitaufwendig, verursachte häufig Fehler und beeinträchtigte die Zufriedenheit der Belegschaft. Aber auch die Recruiting-Prozesse waren alles andere als gut organisiert. Und das, während die Personalabteilung mit der Besetzung von mehr als 30 offenen Stellen unter erheblichem Druck stand.
Recruiting durch digitales Bewerbermanagementsystem professionalisiert
Um die Personalbeschaffung zu vereinfachen, initiierte der Interim Manager zunächst die Implementierung eines digitalen Bewerbermanagementsystems (Applicant Tracking Systems, ATS). Innerhalb von drei Monaten war das System einsatzbereit und ermöglichte es, Bewerbungen effizient zu verwalten, Kandidatenprofile zu speichern und Bewerbungsfortschritte zu verfolgen. Die Automatisierung beschleunigte den Auswahlprozess erheblich, sodass qualifizierte Kandidaten schneller eingestellt werden konnten. Den daraus resultierenden Zeitgewinn im HR-Team nutzte der Interim Manager, um die Installation weiterer digitaler Systeme voranzutreiben.
Einführung eines Human Resources Information Systems (HRIS)
Eine weitere Schwäche der Personalarbeit waren wenig effiziente – und in der Regel nicht digital abgebildete – Prozesse, die Ressourcen im grossen Massstab banden. Der Interim Manager überzeugte den Auftraggeber davon, dass ein Human Resources Information System (HRIS) wesentlich dazu beitragen würde, standardisierte Prozesse einzuführen und die bislang unnötig gebundenen Ressourcen des HR-Teams für produktivere Tätigkeiten freizusetzen. Gemeinsam mit dem HR-Team definierte der Interim Manager detaillierte Workflows, die im HRIS abgebildet wurden. Nunmehr integriert das HRIS zentrale Funktionen wie Personalakten, Leistungsmanagement, Schulungsverwaltung und Mitarbeiterentwicklung. Der gesamte Employee-Lifecycle – von der Einstellung bis zum Austritt – ist digital abgebildet. Schnittstellen zur bestehenden DATEV-Abrechnung und ein digitaler EAU-Prozess (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) sorgen für nahtlose Übergänge in die Datenverarbeitung.
Einführung eines modernen Zeiterfassungs- und Dienstplanungssystems
Nachdem die drängendsten Probleme im Recruiting gelöst waren und mit der erfolgreichen Implementierung des HRIS eine zuverlässige Datengrundlage erstellt war, machte sich der Interim Manager daran, ein modernes Dienstplanungssystem einzuführen.
Bisher verwendete das Unternehmen eine wenig benutzerfreundliche Zeiterfassungslösung, die fehleranfällig war und keine belastbaren Planungsdaten lieferte. Mitarbeiterfreundliche Tools oder mobile Anwendungen für die Dienstplanung waren nicht vorhanden.
Aufgrund seiner guten Marktkenntnis konnte der Interim Manager schnell ein aktuelles digitales Tool identifizieren, das alle Ansprüche erfüllte und darüber hinaus reibungslos in das HRIS zu integrieren war. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Funktionen wie automatischer Schichtplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie Ressourcenplanung bis auf Geräteebene können die Planer Dienstpläne sehr viel effizienter erstellen – bei stark verringerter Fehlerhaftigkeit.
Digitalisierung beschleunigt Prozesse und senkt Fehlerquoten entscheidend
Nach elf Monaten konnte der Interim Manager das Mandat erfolgreich beenden. Die neuen automatisierten Prozesse haben die Fehlerzahl erheblich vermindert und stellen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (beispielsweise Arbeitszeitverordnung) zuverlässig sicher. Einzelne Prozessschritte wurden um den Faktor zehn beschleunigt. Die Digitalisierung der Dienstplanung trägt erheblich dazu bei, dass die teuren Untersuchungsgeräte wie Computer- oder Magnetresonanztomographen optimal ausgelastet werden können.
Digitale Dienstplanung steigert Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Eine mobile App und die übersichtlichen Darstellungen der Dienstplanung steigerten die Akzeptanz der digitalen Lösungen in der Belegschaft – und verbesserten die Mitarbeiterzufriedenheit. Dazu trug auch bei, dass die digitalen Systeme die exakte Erfassung der Arbeitszeitdaten beschleunigten und gleichzeitig Fehler in der Lohnabrechnung seltener wurden.