HR-Digitalisierung in Krankenhaus für Naturheilweisen

Das Projekt in Stichworten:

• Daten für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung nicht mit neuem System kompatibel
• Datenmigration für neue HR-Programme vorbereitet und umgesetzt  
• Schulung der Mitarbeitenden geleitet und an Betriebsvereinbarung mitgewirkt  
• Neue Tools verschlanken HR-Prozesse und Betriebsvereinbarung verhandelt  
• HR-Digitalisierung erfolgreich umgesetzt sowie Prozesse vereinfacht 

Ein Krankenhaus für Naturheilweisen wollte die Digitalisierung der HR-Prozesse vorantreiben. Dazu hatte man unter anderem ein neues Dienstplan- und Zeiterfassungssystem angeschafft, das aber aufgrund unzureichender interner Ressourcen ungenutzt blieb. Daher engagierte das Krankenhaus die in der HR-Digitalisierung versierte Interim Managerin im Sommer 2023, um das neue Dienstplan- und Zeiterfassungssystem in Betrieb zu nehmen und um weitere HR-Prozesse zu standardisieren.

Daten für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung nicht mit neuem System kompatibel

In der Analyse stellte die Interim Managerin fest, dass durch veraltete manuelle Prozesse in der Personalabteilung und in der Fachabteilung ein hoher administrativer Aufwand entstanden war, der zu häufigen Fehlern führte und die betrieblichen Abläufe stark störte. In der Belegschaft hatte sich bereits Unzufriedenheit breitgemacht, da die Mitarbeitenden beispielsweise nur alle sechs Wochen einen Ausdruck ihrer Zeiterfassung erhielten und falsch erhobene Daten kaum mehr nachzuvollziehen oder zu korrigieren waren.

Erschwerend kam hinzu, dass die Daten aus dem zuvor genutzten System für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung sich nicht ohne Weiteres auslesen liessen und darüber hinaus nicht mit der neu angeschafften Software kompatibel waren.

Datenmigration für neue HR-Programme vorbereitet und umgesetzt

Um die Voraussetzungen für die möglichst baldige Inbetriebnahme der neuen Software zu schaffen, erarbeitete die Interim Managerin gemeinsam mit dem anbietenden IT-Systemhaus einen Ablaufplan für die Datenmigration. Parallel erhob sie im intensiven Austausch mit Führungskräften, Dienstplanern und der Personalabteilung alle fehlenden Daten.

Anschliessend wurde die Software mit den für die Automatisierung der Dienstplanung und für die Digitalisierung der Zeiterfassung notwendigen Daten befüllt. Dazu zählte unten anderem auch die Erfassung von Zulagen und Zeitzuschlägen sowie einer Schnittstelle zur Entgeltabrechnung. Zwei besondere Schwerpunkte bildeten die manuelle Zeitzuschlagsberechnung für Pflegekräfte und Ärzte sowie die Zeiterfassung von Minijobbern.

Zu einem späteren Zeitpunkt integrierte die Interim Managerin ausserdem Tools für das Ausfallmanagement und das HR-Reporting.

Schulung der Mitarbeiter geleitet und an Betriebsvereinbarung mitgewirkt

Nachdem die technischen Voraussetzungen für den Betrieb der neuen Software-Lösungen geschaffen waren, entwickelte die Interim Managerin ein Schulungskonzept und schulte die Mitarbeitenden in allen Abteilungen des Krankenhauses. Ausserdem schrieb sie eine Gebrauchsanleitung für die Dienstplaner und Administratoren. Ebenfalls erstellte sie eine Gesamtdokumentation, die vor allem die Besonderheiten der Anwendung im Krankenhaus sowie technische Lösungsansätze für Spezialfälle umfasste.

Neue Tools verschlanken HR-Prozesse und Betriebsvereinbarung verhandelt

Basierend auf der Prozessanalyse führte die Interim Managerin zusammen mit der Personalabteilung neue Abläufe ein, die zu einer Verschlankung führten. Beispielsweise erstellte sie ein tarif- und arbeitsrechtliches Vertragsmanagement. Dieses standardisierte sie für Berufsgruppen und Besonderheiten. Gleichzeitig holte die Interim Managerin den Betriebsrat mit ins Boot und wirkte an der Erneuerung der Betriebsvereinbarung für die Digitalisierung der HR-Prozesse mit.

HR-Digitalisierung erfolgreich umgesetzt und Prozesse vereinfacht

Nach zehn Monaten hatte die Interim Managerin das Mandat zur Digitalisierung der HR-Prozesse erfolgreich und fristgerecht abgeschlossen. Die neuen digitalen Anwendungen haben vor allem die Erstellung der Dienstpläne, die Zeiterfassung und die Abrechnung deutlich vereinfacht. Die Beschäftigten schätzen die Transparenz der neuen Lösungen – und die Mitarbeiterzufriedenheit verbesserte sich deutlich. In der Krankenhausverwaltung führte die Digitalisierung zu neuen Prozessen mit einer deutlichen Reduzierung der Papierwirtschaft, einer geringeren Fehlerquote und einer Beschleunigung der Genehmigungsprozesse. Teams und Krankenhausleitung bescheinigten der Interim Managerin, sie habe wesentlich dazu beigetragen, die Verwaltung des Hauses ins digitale Zeitalter zu bringen.