Reorganisation der HR-Abteilung als Interim Personalleiterin

Das Projekt in Stichworten:

• Vakanzüberbrückung als HR Interim Personalleiterin in der Automobilzulieferindustrie
• Optimierung und Standardisierung von HR Prozessen, Imagewandel der Personalabteilung
• Verhandlung und Einführung eines Entgelt-Rahmenabkommens
• Neues Entwicklungsprogramm für Führungskräfte und neues internes Weiter- und Ausbildungsprogramm

Die HR Interim Managerin übernahm bei einem Private Equity geführten Unternehmen die Interim Personalleitung für 2 Standorte mit 850 Mitarbeitern sowie die disziplinarische und fachliche Personalführung von 6 direkt ihr unterstellten Mitarbeitern. Das sich in der Sanierung befindliche Unternehmen ist im produzierenden Umfeld tätig und als führender Hersteller von Aluminium-Komponenten für die Automobilindustrie hoch angesehen. Mit Einsetzung des neuen Geschäftsführers (CEO) kam die HR Interim Managerin an Bord. Zugleich wurde sie zum Mitglied der Geschäftsleitung ernannt. Die Interim Managerin fühlte sich in diesem Umfeld sehr schnell zurecht und wohl.

Die HR Interim Managerin stellte im Wesentlichen die operative und strategische Personalarbeit für beide Standorte sicher. Hierzu zählten insbesondere Werksthemen, die Umsetzung neuer Schicht-Modelle, Betriebsratsthemen, Arbeitsgerichtsfälle und das On-Site Management. Dabei forderte und förderte sie ihre Mitarbeiter. Wegen ihrer einfühlsamen Art gelang es ihr recht schnell, Vertrauen zu ihren Mitarbeitern und den Führungskräften aufzubauen – und damit rasch an den eigentlichen Kernpunkten zu arbeiten.

Zum Interim Mandat gehörte die Aufgabe, die Personalabteilung einem Imagewandel zu unterziehen. Die Interim Managerin ging diese Aufgabe unter anderem auch dadurch an, dass sie zu ungewöhnlichen Zeiten (z.B. 22 Uhr oder 6:00 Uhr) im Rahmen des 3-Schichts-Modells in die Produktionshallen gegangen ist. Wie überhaupt ihre Arbeit dadurch geprägt ist, dass sie sich gerne persönlich und im Kontakt mit Mitarbeitern stellt, um Herausforderungen selbst erleben zu können.

Zusammenarbeit mit den Betriebsräten verbessert

Die angespannte Situation zu den Betriebsratsgremien an beiden Standorten konnte die HR Interim Managerin verbessern. Das gelang unter anderem durch ihre Präsenz am 500 km entfernten Standort sowie mit Gesprächen und eingehaltenen Zusagen. Im Zuge der Zusammenarbeit entwickelte die HR Interim Managerin einheitliche Formulare und standortgleiche Kommunikationswege. Parallel wurden die Betriebsvereinbarungen der Standorte harmonisiert. Mit ihrer wertschätzenden und authentischen Art im Umgang mit Konflikten konnte die HR Interim Managerin positiv bewirken, dass zwischen der Gewerkschaftsorganisation und dem Unternehmen wieder eine konstruktive Gesprächsbasis entstand. Unter den neu geordneten Umständen verhandelte die HR Interim Managerin einen Haustarif für einen Standort aus.

Gehaltsstruktur und Onsite-Management optimiert

Ein seit 2 Jahren unbearbeitetes Projekt war die Überarbeitung der Gehaltsstruktur unter Anwendung des Entgelt-Rahmenabkommens (ERA). Für das Unternehmen wirkte ein Sanierungstarifvertrag. In Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeberverband (BayMe) entwickelte die HR Interim Managerin ein Konzept für die Herangehensweise und Umsetzung des Projektes. Im Rahmen eines Workshops nahm die HR Interim Managerin die Führungskräfte und den Betriebsrat mit an Board und setzte unter Berücksichtigung von Einzelfällen das Projekt komplett um.

Das Unternehmen verfügte über einen rund 40%-igen Einsatz von Leiharbeitnehmern. Im Zuge der Performancesteigerung und Kostenoptimierung galt es, den bisherigen Dienstleister zu screenen oder einen neuen Partner für das On-Site Management zu finden. Vor diesem Hintergrund sondierte die HR Interim Managerin den Markt und analysierte zeitgleich intern die Anforderungen von Meistern, Führungskräften, Geschäftsleitung und Personalabteilung an den Dienstleister. Hierzu entwickelte sie eine Matrix und wählte 3 potenzielle Dienstleister aus. Im Rahmen eines von der HR Interim Managerin moderierten Workshops, fanden die Vorstellungen der Dienstleister statt. Die Vertragsverhandlungen mit einem Budget von ca. 2 Mio. EUR Jahresumsatz führte sie alleine. Die Steuerung des neuen Master On-Site-Providers wurde von der HR Interim Managerin geleitet. Zeitgleich wurden die bisherigen Prozesse und verwendeten Dokumente einer kritischen Bewertung unterzogen und sogleich angepasst.

Nachwuchskräftemodell gegen Fachkräftemangel etabliert

Bei all ihren Aufgaben berücksichtigte die HR Interim Managerin stets die Förderung ihrer Mitarbeiter. Wegen ihrer gewinnenden Art, mit Mitarbeitern umzugehen, konnte sie trotz des hohen Arbeitsvolumens im Team stets Mitarbeiter motivieren, sie in die unterschiedlichsten Projekte einzubeziehen und diese dann an das Teammitglied zu übergeben. Durch regelmäßige Gespräch konnte innerhalb des Teams ein kollegiales und faires Miteinander erzielt werden.

Aufgrund des in der Branchen und Region drohenden Fachkräftemangels entwickelte die HR Interim Managerin ein Nachwuchskräfte-Modell. In Zusammenarbeit mit den in der Region ansässigen Hochschulen und Institutionen konnte die HR Interim Managerin für das Unternehmen dual Studierende gewinnen. Zudem baute sie die Berufsausbildung im Unternehmen weiter aus. Dazu gehörten unter anderem mit Marketing-Kampagnen, Messebesuche, ein Tag der offenen Tür und Kooperationen mit Ausbildungsbetrieben in der Region. Für das laufende Jahr konnte die HR Interim Managerin noch weitere ungeplante Ausbildungsplätze sichern. Aufgrund des intern angewachsenen Ausbildungsvolumens wurden die Ausbildungsstrukturen angepasst und die Ausbilder von der HR Interim Managerin im Rahmen von Workshops gefördert.

Zu den weiteren Aufgaben der HR Interim Managerin in diesem Projekteinsatz zählten überdies:

• Die sehr stark KPI geführte Organisation verfügte im HR Bereich über keine messbaren Kenngrößen. Im Rahmen des Bewerbermanagements wurden Messzahlen (z.B. time to hire) definiert.
• Zudem entwickelte die Interim Manager KPI’s wie z.B. krankheitsbedingte Abwesenheiten und sorgte für eine regelmäßige Auswertung durch ihr Team.
• Konzeption und Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Im Rahmen der Personalentwicklung und unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels etablierte die HR Interim Manager ein Qualifizierungs- und Weiterbildungsprogramm.
• Neukonzeptionierung der Berufsausbildung incl. Ausbau des Ausbildungsmarketing
• Konzept und Erarbeiten von Maßnahmen für Employer Branding