Interne HR-Unternehmenskommunikation in Change Projekt

Das Projekt in Stichworten

• Gestaltung und Koordination von Kommunikationsprozesse bei Einführung eines neuen HR-IT-Tools für 850 Mitarbeiter
• Newsletter in englischer, chinesischer und deutscher Sprache; Handbuch für Führungskräfte
• Entscheidungsberechtigtes Mitglied im Change-Projektteam; Steuerung externer Dienstleister
• Transparente Kommunikation führt zu mehr Akzeptanz

Ein Geschäftsbereich eines internationalen Chemiekonzerns wurde ausgegliedert und etablierte sich als eigenständige Aktiengesellschaft am Markt. Nach dem Carve-Out baute sich der Geschäftsbereich zu einer neuen Organisation auf. Er durchlief einen signifikanten Veränderungsprozess, um erfolgreich, dynamisch und mit neuem Schwung am Markt zu agieren. Teil der Veränderung war die Neueinführung des HR-IT Systems Workday. Damit verbunden war eine Neudefinition der Anforderungen an die Führungskräfte.

Kommunikationsprozesse gesteuert

Die Interim Managerin wurde beauftragt, die Kommunikationsprozesse während der Einführung des neuen HR-IT-Tools für die 850 Mitarbeiter der Personalbereiche zu steuern. In Zusammenarbeit mit dem HR Leadership Team entwickelt sie ein Handbuch, um den Führungskräften in deren neuer Rolle Orientierung zu geben. Für die unmittelbare Einführung des HR-IT-Tools wurde eine Kommunikationskampagne für die Anwender konzipiert. Diese wurde in Zusammenarbeit mit einer Agentur und der internen Kommunikationsabteilung umgesetzt.

Die Interim Managerin war entscheidungsberechtigtes Mitglied im Change-Projektteam. Sie steuerte innerhalb des Work Streams die Kommunikation der aktuellen Maßnahmen. Für die Projektkommunikation wurde ein eigenes Projekt-Layout entwickelt, um Aufmerksamkeit und einen raschen Wiedererkennungseffekt zu erzielen. Regelmäßig erschienen Newsletter in englischer, chinesischer und deutscher Sprache. In diesem Medium berichteten die Initiatoren über die Ziele des Projekts. Sie machten den Prozess aus den unterschiedlichen Perspektiven transparent. Die Projektmitarbeiter berichteten außerdem über ihre aktuellen Aktivitäten.

Foren für den persönlichen Austausch

In den nationalen Personalabteilungen führte die Interim Managerin Informationsforen ein, in denen HR Business Partner und HR-Sachbearbeiter zu den neuen Prozessen im HR-IT Tool aufgeklärt wurden. Wesentlich war, dass die Foren im persönlichen Austausch und nicht virtuell stattfanden. So konnten Fragen gestellt, auf mögliche Stolpersteine hingewiesen und notwendige nationale Anpassungen vorgenommen werden. Die Planung und Durchführung der Informationsforen lag bei den nationalen Personalbereichen.

Handbuch für Führungskräfte

Das Handbuch für Führungskräfte führte Schritt für Schritt durch das neue HR-IT System. Dabei wurden in jedem Schritt die Erwartungen an die Führungskraft, die Erwartungen an den Mitarbeiter und die Serviceleistung durch HR kommuniziert. Es wurde komplett zum Herunterladen an alle Führungskräfte verteilt und die einzelnen Schritte in einer Wissensdatenbank zur Verfügung gestellt. So konnte das Handbuch entweder gelesen oder individuelle Fragen spontan aus der Wissensdatenbank abgerufen werden.

Werbekampagne sorgt für Akzeptanz im Changeprozess

Es war wichtig, die Anwender, alle Mitarbeiter unabhängig von Hierarchieebene und Funktionsbereich zeitlich angepasst zu informieren. Dies durfte nicht zu früh sein, da sonst alle Informationen über die Zeit hinweg verpuffen würden – aber auch nicht zu knapp vor Einführung, um die Mitarbeiter nicht zu überraschen. Eine Werbeagentur entwickelte Slogans, kurze Promotion-Videos und Informationsbroschüren, die in einem Zeitfenster von 4 Wochen vor Inbetriebnahme des HR-IT Tools im Intranet und auf internen Unternehmensbildschirmen veröffentlicht wurden.

Am Tag der Inbetriebnahme des Tools standen in den unterschiedlichen Ländern Telefon Hotlines zur Verfügung an denen Mitarbeiter der HR-Bereiche und IT-Spezialisten Rede und Antwort zu den Fragen der Anwender standen. In der Hyper-Care Phase, also der Phase, unmittelbar nach Inbetriebnahme, in der sich „Hick-Up’s“ zeigen, die während der Systemtests nicht auffallen, wurde regelmäßig zu fest gelegten Zeiten kommuniziert, wie welche „Kinderkrankheit“ gelöst wurde und wie der Anwender jetzt erfolgreich damit umgehen können.

Etwa 3 Wochen nach der Inbetriebnahme wurden zu allen Funktionalitäten des neuen HR-IT Systems Lernvideos ins Intranet gestellt, und in den unterschiedlichen Bereichen sogenannte „Lunch&Learn“ Sessions durchgeführt, so dass die Anwender unmittelbar Antworten von Mitarbeitern der HR auf ihre speziellen Fragen bekamen.

Nachhaltiger Nutzen für den Kunden

Die strukturierte und planvolle Durchführung der Kommunikationskampagne hat das gute Image der HR Bereiche gestärkt. Vor der Inbetriebnahme des neuen HR-IT Systems waren die HR Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Stand der Entwicklungen informiert, konnten auf Entscheider zugehen und ihre Fragen und Bedenken äußern. Die transparente Kommunikation hat zu mehr Verständnis füreinander hervorgebracht.

Die Interim Managerin für dieses Projekt war sinnvoll, weil sie sich ausschließlich um das Gelingen des Projektes kümmern konnte. Sie war nicht, wie interne Mitarbeiter, in andere Themen involviert. Vorteilhaft war auch die Tatsache, dass die Interim Managerin selbst als Personalleiterin aktiv ist und deshalb auch um die Besonderheiten in dem Umfeld Bescheid weiß.