Aufbau eines Shared Service Center für einen Handelskonzern

Das Projekt in Stichworten:

• Erstellung der Teilprojektpläne mit Kommunikationsplan (Mitarbeiter, Betriebsräte, Betroffene)
• Schaffung der Projekthierarchie, Kick-off-Veranstaltungen
• Erstellung eines Lastenheftes zur Ausschreibung der Systemlösung bei entsprechenden Anbietern
• 2-stufiger Auswahlprozess (Longlist, Shortlist) der Anbieter
• Organisation von Präsentationsveranstaltungen
• Vorbereitung und Steuerung aller kaufmännischen, gesellschafts- und betriebsverfassungsrechtlichen Schritte zur Schaffung eines HR SSC
• Verhandlungen mit den Betriebsräten
• Suche und Auswahl eines Anbieters zur Personalakten-Digitalisierung

Ein internationaler Handelskonzern mit Sitz in Deutschland beauftragte der HR Interim Manager als Projektleiter für die Aufgabe, die Strukturen für ein HR Shared Service Center zu schaffen. Außerdem sollte eine integrierte Systemlösung für internationale HR-Anforderungen auswählen und die Einführung begleiten. Für die Digitalisierung der Personalakten war eine Konzeption zu erarbeiten. Die Suche nach einem entsprechenden Dienstleister rundete die Anforderung ab.

Grundkonzeption Shared Service Center

Der Handelskonzern ist in Deutschland an 8 Standorten mit 13 Tochtergesellschaften vertreten und beschäftigt ca. 3000 Mitarbeiter. Die Shared Service Center-Struktur sollte in einem ersten Schritt die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaften der Gesellschaften administrativ integrieren. In einem Radius von 10 Kilometern um die Unternehmenszentrale herum wurden ca. 2/3 der gesamten Mitarbeitenden beschäftigt bzw. administriert.

Da die Kapazitäten und Qualifikationen zur Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft ausreichend vorhanden waren, lag es nahe, den Standort für das SSC auch in diesem Umkreis anzusiedeln.

Effektivere und schlankere Prozesse im HR SSC führten zu den geplanten Kapazitätsverbesserungen. Dadurch konnten die Aufgaben der Standorte kapazitätsneutral integriert werden.

Der organisatorische Aufbau des Konzerns bestand aus gesellschaftsrechtlich selbstständigen Unternehmen. Um der Geschäftseinheit „Service Center“ eine entsprechende Bedeutung zu geben, wurde sie in der Rechtsform einer GmbH der Holdinggesellschaft zugeordnet. Der HR Interim Manager koordinierte alle kaufmännischen, gesellschafts- und arbeitsrechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Gründung der Gesellschaft.

Auswahl und Implementierung einer Systemlösung für das HR SSC

Die 13 Tochtergesellschaften in Deutschland waren zum überwiegenden Teil Unternehmensakquisitionen des Konzerns der vergangenen Jahre. Deshalb war die Systemlandschaft insgesamt und im HR-Bereich heterogen. Daher galt es, eine Systemlösung zu finden, die alle zukünftigen Herausforderungen an ein Human Resources Information System, kurz HRIS, bzw. an ein Human Resources Management System, kurz HRMS, erfüllen konnte. Dieses System sollte auch in der Lage sein, mit ökonomisch und technisch überschaubarem Aufwand, die Daten aus den insgesamt 8 unterschiedlichen Systemen zu übernehmen.

Die Personalakte in digitaler Form

Um den administrativen Aufwand in der HR-Abteilung deutlich zu verringern, wurde beschlossen, Personalakten zukünftig nur noch in digitaler Form vorzuhalten. Der HR Interim Manager fand nach einem sorgfältigen Auswahlprozess eine Systemlösung, mit der sich die Digitalisierung anforderungs- und datenschutzkonform abbilden ließ. Parallel erarbeitet er die Struktur der digitalen Personalakte intern in Workshops.

Rechtliche Themen und die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Den Zuschlag für diesen Auftrag erhielt der Interim Projektleiter auch deshalb, weil arbeitsrechtlichen Kenntnisse und die Erfahrung in Verhandlungen mit Betriebsräten zu den wesentlichen Inhalten seiner beruflichen Entwicklung zählen.

Die Anforderungen an diese Aufgabe waren umfangreich. Zunächst galt es, alle betroffenen Betriebsräte an den Präsentationen der Hersteller zu beteiligen. Nach der Entscheidung für einen Hersteller wurden unmittelbar die Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 begonnen.

Für das zu schaffende Shared Service Center musste mit dem Übergangsbetriebsrat eine Regelungslandschaft erarbeitet werden, die die Mitarbeitenden nicht schlechter stellte als zuvor. Daneben mussten zwischen der Service Center Gesellschaft und den Konzern-Tochtergesellschaften in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen werden.