Debitorenmanagement in einem internationalen Online-Unternehmen (B2C)

Das Projekt in Stichworten:

• Einführung eines ERP-Systems für Kundenbuchhaltung
• Transformation des Debitorenmanagements zu einem internationalen Dienstleister
• Erfolgreiche Integration weiterer Zahlungsprozesse nach Unternehmenskauf
• Konsolidierung der internationalen Payment Service Provider herbeigeführt
• Erfolgreich internen Dienstleister für Kundenzahlungen & Payments gebildet und ausgebaut

Ein internationales Online-Unternehmen im B2C-Segment beauftragte den Interim Manager, das Debitorenmanagement zukunftsfähig aufzustellen. Den Hintergrund bildete, dass der beauftragte Dienstleiter für das Debitorenmanagement der Veränderungsgeschwindigkeit des Auftraggebers nicht mehr folgen konnte. Gleichzeitig war das Prozess-Know-How über Kundenzahlungen beim Auftraggeber nur teilweise vorhanden. Dies gefährdete den operativen Betrieb des Unternehmens.

Mit einem Team trug der Interim Manager im ersten Schritt das vorhandene Know-how im Unternehmen zusammen und beschrieb die langfristigen Soll-Prozesse. Gleichzeitig galt es, bei laufender Risikoabwägung die Leistungen des externen Dienstleisters solange zu stabilisieren, bis die Transformation zur Inhouse-Dienstleistung abgeschlossen wurde.

Einführung eines ERP-Systems für Kundenbuchhaltung

Die Buchhaltung des Auftraggebers war nicht für das Massengeschäft ausgelegt. Daher gestaltete der Interim Manager die Ausschreibung für eine geeignete Kundenbuchhaltung und entsprechender Dienstleister. Ergebnis dieser Ausschreibung war die Einführung eines multimandantenfähigen ERP-Systems, das sowohl für den ursprünglichen Zweck (Kundenbuchhaltung) als auch für das gesamte Finanzwesen des internationalen Konzerns verwendet wird.

Während der Transformation baute der Interim Manager sowohl die Führungskraft als auch die Abteilung ‚Debitorenmanagement‘ inklusive aller Geschäftsprozesse und technischer Systeme auf. Zudem wurden die Zahlungsverbindungen zu Banken und Payment Service Providern reorganisiert.

Erfolgreiche Integration weiterer Zahlungsprozesse nach Unternehmenskauf

Direkt nach dem Aufbau des Debitorenmanagements fand ein Merger mit einem Unternehmen der gleichen Branche statt. Unter Anleitung des Interim Managers wurden die Geschäftsprozesse des Debitorenmanagements harmonisiert und in die zuvor geschaffene Abteilung eingebunden. Das Team wurde weiter ausgebaut und die Zahlungsverbindungen vereinfacht.

Transformation des Debitorenmanagements zu einem internationalen Dienstleister

Ein weiterer Merger wurde einige Monate später vollzogen. Auch dieses amerikanische Unternehmen wurde erfolgreich in die zuvor geschaffenen Geschäftsprozesse und Technologien integriert. Der Interim Manager wurde zum Ende des Prozesses beauftragt, die Teststrategie und -organisation für alle Zahlungsthemen zu gestalten. Dabei stellt sich heraus, dass wesentliche Geschäftsprozesse noch angegangen werden mussten. Zudem erforderte das amerikanische Geschäft neue Herangehensweisen.

Mit dem zuvor aufgebauten Team konnte der Interim Manager in kurzer Zeit die offenen Prozesse gestalten. Die Tests erforderten ausreichend Manpower und wurden qualitativ ‚just in time‘ abgeschlossen. Die Transformation zu einer internationalen und agilen Abteilung war damit vollendet.

Konsolidierung der internationalen Payment Service Provider herbeigeführt

Aus der vorangegangenen Integration waren Zahlungsprozesse zu Banken und Payment Service Providern verblieben. Während der Auftraggeber die Kontenstruktur mit Banken anpassen konnte, wurde der Interim Manager mit der Konsolidierung der Payment Service Provider beauftragt. Da die Beteiligten in Deutschland, Irland, USA und Australien saßen, war Kommunikation die größte Herausforderung. Aus unklaren Verträgen entstand dem Auftraggeber erhebliches Kostenrisiko. In enger Abstimmung mit dem C-Level des Auftraggebers begegnete der Interim Manager diesem Risiko durch speziell angepasstes iteratives Vorgehen.

Erfolgreich internen Dienstleister für Kundenzahlungen & Payments gebildet und ausgebaut

Mit Weitblick wurden vergebene Leistungen des Debitorenmanagements wieder ins Unternehmen integriert und dazu eine neue Abteilung ‚Debitorenmanagement‘ aufgebaut. Aus dieser Abteilung wurde anschließend der interne Dienstleister für alle Kundenzahlungen & Payments gebildet, der in mehreren Mergerprojekten die internationale Leistungsfähigkeit unter Beweis stellte. Die Dauer des Transformationsprozesses betrug mehrere Jahre und wird mit jedem Unternehmenszukauf weiter ausgebildet. Der Interim Manager wird für diese Aufgaben jeweils neu mandatiert.