Interim Projektcontrolling mit Schwerpunkt öffentliche F&E-Fördermittel

Das Projekt in Stichworten:

• Steigerung der Datenqualität durch standardisierte Dokumentationsprozesse
• Dashboards sorgen für Transparenz im Projektcontrolling
• Enterprise Content System: Optimierung durch Digitalisierung

Der Interim Manager wurde von einem internationalen technischen Dienstleister im Mobilitätssektor als Interim Projektcontroller für öffentlich geförderte Projekte beauftragt. Die steigende Anzahl an geförderten Projekten und das damit verbundene Projektcontrolling bedurften zusätzlicher Ressourcen, um neben dem internen Controlling auch das auf die beihilferechtlichen Vorgaben abgestimmte Projektcontrolling in der notwendigen Qualität umzusetzen. Da der Interim Manager mit Erfahrung aus mehr als 14 Jahren auf dem Gebiet der öffentlichen Fördermittel aufwarten kann, übernahm er im Innovationsteam die Verantwortung dafür, das Projektcontrolling zu analysieren, zu optimieren und revisionssicher zu gestalten.

Steigerung der Datenqualität durch standardisierte Dokumentationsprozesse

Das Unternehmen ist vor mehr als 40 Jahren als Spin-off der RWTH Aachen gegründet worden und seitdem zu einem internationalen Großunternehmen herangewachsen. Nicht nur durch die nach wie vor intensiven Verbindungen zur Hochschule ist das Unternehmen äußerst aktiv in der Forschung & Entwicklung (F&E). Die Unternehmensführung legt sehr großen Wert auf F&E-Projekte, deren Anzahl stetig steigt. Gleichzeitig nutzt das Unternehmen gezielt Möglichkeiten, einzelne F&E Vorhaben mittels öffentlicher Fördermittel (EU und Bund) anteilig zu finanzieren.

Nach einer Analyse des Istzustandes optimierte der Interim Manager in einem ersten Schritt die Dokumentation der Daten und Unterlagen mittels Standardisierung der Berichte und Routinen. Daraufhin analysierte er detailliert die Prozesse zur Datengenerierung, Datenerfassung, Datenverarbeitung und Datenauswertung. Dabei offenbarten sich unter anderem Schwächen bei der Datenkonsistenz und -qualität. Der Interim Manager konnte diese Schwächen abstellen, indem er durch multivariate Datenabgleiche Routinen und Standards definierte und umsetzte.

Dashboards sorgen für Transparenz im Projektcontrolling

Am Ende dieser Optimierung definierte und erstellte der Interim Manager Dashboards für das Projektcontrolling, die den Umgang mit den Fördermitteln für Projektleitung, Treasury und das Management auf einen Blick transparent machen.

Im Mandat hat der Interim Manager mehrere Mitarbeiter im Controlling mit den Besonderheiten der Förderung von F&E-Projekten vertraut gemacht. Das Team ist zunehmend mehr in der Lage, öffentlich geförderte Projekte mit Projektträgern und Fördergebern qualitativ hochwertig abzurechnen.

Der Interim Manager ist weiterhin immer wieder mit neuen Mandaten in dem Unternehmen tätig.

Enterprise Content System: Optimierung durch Digitalisierung

Zusätzlich erhielt der Interim Manager die Aufgabe, einzelne Workflows durch den Einsatz eines Enterprise Content Systems zu digitalisieren. Der Interim Manager wirkte dabei maßgeblich bei der Erstellung des Lastenheftes mit und unterstützte die Einführung mittels online Schulungen dezentraler und internationaler Nutzergruppen.