Restrukturierung eines internationalen Shared Service Centers (UK)

Das Projekt in Stichworten:

• Restrukturierung eines internationalen Shared Service Centers (UK)
• Probleme im Cash-Management identifiziert und abgestellt
• Buchhaltung & Controlling: ERP- und BI-System ertüchtigt
• Prozesse für Reporting, Planung und Forecasts neu definiert
• Neue Personalstruktur verbessert Mitarbeiterzufriedenheit
• SSC-Restrukturierung schafft Basis für Verkauf an Investor

Das Family Office eines internationalen Unternehmens der Luxustextilindustrie engagierte den Interim Manager 2019, um ein in Schieflage geratenes Shared Service Centers (SSC) in Großbritannien zu sanieren. Die Eigentümer planten, das Unternehmen nach der Restrukturierung zu verkaufen.

Zum Zeitpunkt des Mandatsbeginns hatte das Headoffice in Deutschland die Probleme im britischen SSC nicht mehr unter Kontrolle. Das SSC war geprägt durch eine hohe Fluktuation, mangelhaftes Cash Management und ein unzureichendes Berichtswesen. Die besondere Herausforderung lag darin, die Probleme unter hohem Zeitdruck zu lösen. Die Restrukturierung des SSCs war die notwendige Bedingung für den Verkauf des Gesamtunternehmens.

Drängende Probleme im Cash-Management identifiziert und abgestellt

Nach Gesprächen mit der Geschäftsführung in Deutschland und dem Leiter Treasury in UK stellte sich schnell heraus, dass dem Unternehmen ein Cash-Management Tool fehlte. Außerdem musste der Interim Manager feststellen, dass der Leiter Treasury der Aufgabe nicht gewachsen war. In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung ersetzte der Interim CFO den Leiter Treasury durch einen weiteren Interim Manager, der das Cash-Management nach kurzer Zeit unter Kontrolle brachte. Darüber hinaus bekam der interimistische Leiter Treasury die Aufgabe, ein Cash-Management Tool einzuführen. Gleichzeitig wurde die Ausschreibung für einen festangestellten Leiter Treasury gemacht. Die Position konnte nach vier Monaten erfolgreich neu besetzt werden. 

Buchhaltung und Controlling: ERP- und BI-System analysiert und ertüchtigt

Nachdem der Interim Manager das Cash-Management geordnet hatte, befasste er sich intensiv mit dem Reporting. Eine eingehende Analyse von Berichtswesen, ERP-Systems (SAP/R3) und der Business Intelligence (IBM COGNOS) ergab, dass das gesamte Konzernreporting auf veralteten Strukturen basierte. Nach kurzer Abstimmung mit der Geschäftsführung in Deutschland engagierte der Interim Manager einen externen Dienstleister, der das ERP-System nach seinen Vorgaben aktualisierte. Dazu passte er unter anderem die Kostenstellenstruktur an die aktuelle Konzernorganisationsstruktur und die Kostenrechnung an. Um Akzeptanz in Controlling und Buchhaltung zu fördern, bezog er das Team von Anfang an erfolgreich in die Planung und Umsetzung ein. Zur Akzeptanz trugen auch SAP-Schulungen bei, mit denen der Interim Manager die Teams im Finanz- und Rechnungswesen auf den aktuellen Stand brachte.

Prozesse für Reporting, Planung und Forecasts neu definiert

In einem weiteren Teilprojekt definierte der Interim Manager die Berichts-, Planungs- und Forecastprozesse. Die besondere Herausforderung bestand darin, dass der externe Dienstleister für das ERP-System der hohen Projektgeschwindigkeit nicht gewachsen war und somit ein wesentlicher Meilenstein des Gesamtprojekts zu scheitern drohte. Der Interim Manager konnte das Scheitern abwenden, indem er offene Fragen immer wieder bis zur Geschäftsführung des Dienstleisters eskalierte. Im Anschluss an die Modernisierung des ERP-Systems wurde mit IBM zusammen das Business Intelligence Tool COGNOS innerhalb von vier Wochen aktualisiert, sodass das gesamte Konzernberichtswesen auf dem aktuellen Stand war.

Transparente Personalstruktur verbessert Mitarbeiterzufriedenheit deutlich

Die Personalsituation in UK hatte unter den Führungsschwächen und der Fluktuation gelitten – zudem gab es keine klaren Zuständigkeiten. Mit einer eingehenden Stellenanalyse schuf der Interim Manager die notwendige Transparenz über Aufgabenbereiche und Arbeitszeiten. Die anschließende Reorganisation trug wesentlich dazu bei, die Fluktuation zu verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich zu verbessern.

SSC-Restrukturierung schafft Basis für erfolgreichen Verkauf an Investor

Nach nur sieben Monaten konnte der Interim Manager ein effizientes und funktionales Shared Service Center an die neue Führung übergeben. Das Cash-Management war unter Kontrolle und die Leitung Treasury nachhaltig besetzt. Die Personalfluktuation war reduziert und die Effizienz des SSC gesteigert. Damit waren die Voraussetzungen erfüllt, das Unternehmen nach kurzer Zeit an einen Investor zu verkaufen.