Auslagerung der Finanzbuchhaltung in ein polnisches Shared Service Center

Das Projekt in Stichworten:

• Projektablauf von Feasibility Study bis Übergabe definiert und begleitet
• Personalführung und Ausstiegslösungen motivieren betroffene Mitarbeiter
• Netzwerk an steuerlichen Beratern im SCC für neue Aufgaben qualifiziert
• Berechtigungsmatrix angepasst und Beleglauf neu definiert
• Wirtschaftsprüfer bestätigen erfolgreiche Arbeit im SSC

Als Finance Director (FD) eines internationalen Pharmakonzerns verantwortete der heutige Interim Manager die Auslagerung der Buchhaltung der deutschen Vertriebsgesellschaft in ein Shared Service Center (SSC) nach Polen. Für die Buchhaltung wurde das konzernweite SAP-System unter einem einheitlichen Kontenrahmen genutzt.

Das SSC an einem zentralen Standort mit niedrigem Gehaltsniveau hatte für das Unternehmen folgende Vorteile:

• Kostenreduktion
• Einheitliche Umsetzung der Konzernvorgaben nach IFRS
• Unabhängigkeit von lokalen Schlüsselmitarbeitern in der Finanzbuchhaltung (FIBU)

Projektablauf von Feasibility Study bis Übergabe definiert und begleitet

Zu Beginn des Projektes erstellte der Projektleiter im Rahmen einer umfangreichen Feasibility Study eine Bestandsaufnahme der bestehenden Buchhaltung. Danach wurden alle relevanten Buchhaltungsvorgänge vom SSC dokumentiert. In einer anschließenden Testphase buchte das SSC mehrere Monate unter Aufsicht der Fibu des Unternehmens. Mit dem neuen Geschäftsjahr übernahm das SSC die Buchhaltung eigenständig. Das Unternehmen prüfte in einer Hypercarephase von 3 Monaten noch stichprobenartig die Kontierung, bis die letzte Buchhaltungskraft ausgeschieden war. Die Gesamtverantwortung für die FIBU verblieb beim jetzigen Interim Manager.

Bei der Umsetzung des Projektes hatte der heutige Interim Manager sowohl in der eigenen Organisation wie in der Zusammenarbeit mit dem SSC-Dienstleister Herausforderungen zu meistern.

Personalführung und Ausstiegslösungen motivieren betroffene Mitarbeiter

In der eigenen Organisation bedeutete das Outsourcing, dass alle Arbeitsplätze in der lokalen Buchhaltung abgebaut wurden. Gleichzeitig wurden diese Beschäftigten vollumfänglich gebraucht, um das Projekt bis zur vollständigen Übergabe zu unterstützen. Dies sicherte der FD durch eine motivierende Personalführung und großzügige Ausstiegslösungen, die er mit der HR-Abteilung gemeinsam erarbeitet hatte.

Netzwerk an steuerlichen Beratern im SCC für neue Aufgaben qualifiziert

Auch beim SSC-Dienstleister kam es zu Problemen. Beispielsweise schieden verantwortliche Projektmitarbeiter beim SSC vorzeitig aus oder wechselten den Aufgabenbereich. Das konnte durch zusätzlichen Einsatz kompensiert werden.

Schwerer wog, dass die fachliche Qualifikation im SSC nicht auf dem Ausbildungsniveau der Fibu-Mitarbeiter des Auftraggebers war. Insbesondere gab es keine mit dem Bilanzbuchhalter vergleichbare Position. Um steuerliche Risiken zu vermeiden, implementierte der heutige Interim-CFO im Rahmen der globalen Verlagerung ein Netzwerk an steuerlichen Beratern, die sowohl am Standort des SSCs als auch lokal zur Verfügung standen. Die neuen globalen Steuerberater wurden in einem intensiven Know-how Transfer mit den steuerlichen Besonderheiten der Gesellschaft vertraut gemacht.

Berechtigungsmatrix angepasst und Beleglauf neu definiert

Bisher erfolgte die Freigabe von Rechnungen zur Bezahlung durch Abzeichnung auf den Originalrechnungen entsprechend einer Berechtigungsmatrix. Mit der Verlagerung wurde auf einen elektronischen Workflow umgestellt. Es war die Aufgabe des FDs, die Berechtigungsmatrix anzupassen, die Mitarbeiter der eigenen Organisation in die neuen Arbeitsabläufe einzuweisen und den Beleglauf neu zu definieren.

Wirtschaftsprüfer bestätigen erfolgreiche Arbeit im SSC

Die Umstellung war erfolgreich. Dies wurde auch durch die späteren Abschlussprüfungen der Wirtschaftsprüfer bestätigt. Durch das niedrigere Ausbildungsniveau im SSC gab es zeitweise Qualitätsmängel, die aber steuerlich unbedenklich waren. Für eine begrenzte Zeit verzögerte das SSC die Bezahlung von Kreditorenrechnungen im SSC. Dem heutigen Interim Manager gelang es aber, in enger Abstimmung mit dem SSC und der eigenen Organisation alternative Lösungen zu erarbeiten und Engpässe zu überbrücken.

Es bleibt eine Herausforderung, das SSC über regelmäßige Veränderungen der gesetzlichen Rahmenbedingen zeitnah zu informieren, die Dokumentation anzupassen und die Änderungen korrekt umzusetzen. Außerdem gibt es bei allen SSC in Polen ein hohes Level an Fluktuation durch das umfangreiche Konkurrenzangebot bei zahlreichen anderen Dienstleistern dieser Art.